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Guide de l’application mobile de Connexion AffairesMC de TELUS

Guide

Table des matières

Nouvel aspect, nouvelles fonctionnalités — Convivialité et sécurité améliorées

Étendez votre système téléphonique de bureau Connexion Affaires de TELUS au-delà de votre bureau, faites et prenez des appels, accédez à votre messagerie vocale, gérez les paramètres de groupe, affichez les fax, consultez les listes d’appels, et plus encore.

L’application mobile Connexion Affaires de TELUS vous offre, ainsi qu’à vos employés, un outil de communication intégré simple et pratique, partout et en tout temps. Maintenant, vos employés peuvent facilement collaborer et communiquer par des appels ou des fax.

Les répertoires de l’entreprise sont entièrement intégrés à l’application mobile. Cela permet aux gens de voir la disponibilité de leurs contacts et d’éliminer les chassés-croisés téléphoniques et les mises en attente. Cette nouvelle fonction de « Présence » montre l’état en temps réel du poste de vos collègues (occupé ou non) sur tous les appareils, y compris leur téléphone intelligent et leur tablette.

La nouvelle application mobile Connexion Affaires de TELUS permet également aux administrateurs de séparer les listes d’appels personnelles et professionnelles, facilitant ainsi le suivi des appels et le contrôle des dépenses téléphoniques.

L’application mobile Connexion Affaires de TELUS soutient les initiatives Apportez votre propre appareil. Elle vous offre, ainsi qu’à vos employés, des solutions comme un répertoire d’entreprise et une seule identité d’affaires pour les appels, les textos et les fax, tout en réduisant vos coûts liés aux appareils, en améliorant le rendement de vos employés et en protégeant les données de votre entreprise.

REMARQUE : Ce document explique la gestion et l’utilisation de l’application mobile au moyen de saisies d’écran provenant d’un téléphone intelligent Android; la plateforme pour iPhone fonctionne de la même manière et est presque identique.

Configuration express pour les administrateurs

Pour démarrer

Pour la configuration express de votre système, ouvrez une session dans votre compte en ligne Connexion Affaires de TELUS à partir d’un navigateur web et suivez les étapes à cet effet.

Ensuite, à partir de votre téléphone intelligent, allez dans la boutique d’applications de votre appareil, puis cherchez l’application mobile Connexion Affaires de TELUS, téléchargez-la et installez-la. Lancez l’application et ouvrez une session avec votre numéro de téléphone, votre poste et votre mot de passe Connexion Affaires.

Ou, à partir de votre compte en ligne Connexion Affaires, cliquez sur le menu déroulant Outils qui se trouve à droite dans la barre de menu, puis sélectionnez Applications mobiles.

Sélectionnez l’application appropriée à votre téléphone intelligent. Cela ouvrira l’interface de votre boutique d’applications et vous pourrez la télécharger. Suivez ensuite la procédure habituelle pour synchroniser le téléchargement sur votre appareil mobile.

REMARQUE : Pour utiliser l’application mobile Connexion Affaires de TELUS, le titulaire du compte doit avoir un forfait Connexion Affaires de bureau.

Configuration pour les directeurs

Si vous ne l’avez pas encore fait, téléchargez et installez l’application mobile Connexion Affaires de TELUS sur votre téléphone intelligent. Allez dans la boutique d’applications de votre appareil, cherchez l’application et suivez les directives pour l’installer.

Les gestionnaires sont des utilisateurs qui ont été désignés par l’administrateur pour gérer les groupes, comme les groupes Files d’attente et Système d’annonce.

Lorsque l’administrateur Connexion Affaires de votre entreprise vous désigne comme gestionnaire, vous recevrez un courriel avec un lien qui vous fournira votre poste de gestionnaire et vous permettra de créer votre mot de passe.

REMARQUE : Vous devez utiliser le lien fourni dans le courriel et créer votre mot de passe avant de commencer à utiliser l’application mobile Connexion Affaires de TELUS en tant que gestionnaire de groupe.

Suivez les directives à l’écran pour créer votre mot de passe. Si vous voulez, vous pouvez utiliser votre mot de passe Connexion Affaires de TELUS actuel comme mot de passe de gestionnaire de groupe.

Sélectionnez et répondez à l’une des questions du menu déroulant Question de sécurité.

Lancez l’application mobile Connexion Affaires de TELUS, puis ouvrez une session à l’aide de votre numéro de téléphone

Connexion Affaires de TELUS, du numéro de poste du groupe (au lieu de votre numéro de poste) et de votre mot de passe. Cela ouvrira une session en tant que gestionnaire de groupe.

À partir de l’application, vous pouvez maintenant configurer les détails de votre groupe et ajouter des membres ou des appareils, au besoin. Vous trouverez des détails au sujet des groupes Files d’attente et Système d’annonce plus loin dans ce document.

Vous pouvez apporter des changements et modifier l’info sur le groupe à n’importe quel moment à partir de votre compte en ligne Connexion Affaires de TELUS ou de l’application de votre téléphone intelligent en ouvrant une session en tant que gestionnaire de groupe.

Settings

Avec l’application mobile Connexion Affaires de TELUS, vous pouvez faire ce qui suit :

  • recevoir des appels et des fax d’affaires;
  • prendre les messages vocaux et les fax que vous avez reçus;
  • surveiller les listes d’appels qui vous fourniront un historique détaillé des appels entrants, sortants et manqués;
  • créer un message d’accueil personnalisé pour les heures ouvrables et après les heures ouvrables;
  • configurer les messages d’accueil de la messagerie vocale de l’entreprise;
  • gérer les règles de gestion et de filtrage des appels;
  • animer ou joindre une audioconférence à laquelle un total de 1 000 participants peuvent prendre part.

Vous pouvez accéder à toutes les options et fonctions et les gérer en ouvrant une session dans votre compte Connexion Affaires. De plus, vous pouvez accéder à presque toutes les fonctions des administrateurs, des utilisateurs et des gestionnaires de groupe et les gérer à partir de l’application mobile Connexion Affaires de TELUS, comme il est indiqué dans le présent document.

Commandes d’appel actives

Calling

Transfer La commande Transfert vous permet de transférer un appel à un autre poste ou file d’attente dans votre système téléphonique Connexion Affaires.

Record La commande Enregistrer active l’enregistrement des appels sur demande pour votre numéro de poste. Les enregistrements sont sauvegardés dans le compte en ligne lié à votre poste.

Hold La commande Mettre en attente met l’appel de votre interlocuteur en attente, jusqu’à ce que vous appuyiez de nouveau sur la touche pour annuler l’action.

Mute La commande Silence éteint votre microphone, ce qui élimine les bruits de fond de votre côté de l’appel, permettant ainsi un son entrant plus clair de l’interlocuteur.

Keypad La commande Clavier vous permet de composer un numéro ou d’appuyer sur une touche numérique pour accéder à certaines équipes ou files d’attente.

Audio La commande Source vous donne l’option d’utiliser n’importe laquelle de vos sources audio. Les sources les plus courantes pour un appareil mobile sont les écouteurs et les haut-parleurs internes.

Answer call La commande Répondre vous permet de répondre à un appel.

End call La commande Terminer vous permet de mettre fin à un appel.

Menu principal

Sur la plupart des écrans de l’application, vous pouvez appuyer sur l’icône de trois lignes dans le coin supérieur gauche pour accéder au menu de l’application (voir la flèche rouge pointant vers la gauche dans l’image ci-dessous.)

Cela vous permet d’accéder à la plupart des fonctions de l’application, y compris les Messages, les Contacts, les Documents et les Paramètres. Vous pouvez également faire glisser votre doigt sur l’écran de gauche à droite pour accéder à ce menu.

Messaging

Menu settings

Messages

Pour consulter vos messages vocaux et vos fax, appuyez sur l’icône Menu, puis sur Messages. Appuyez sur l’onglet approprié pour afficher vos messages : Tous, Voix, Fax et Textos. Dans le champ Rechercher, cherchez les messages à l’aide du nom ou du numéro de l’expéditeur.

Appuyez sur un message pour l’écouter, le voir ou le lire. Appuyez sur la flèche encerclée à droite du message pour afficher l’information sur celui-ci, puis répondez de l’une des façons suivantes :

  • rappeler
  • envoyer un texto ou un fax au numéro
  • créer un nouveau contact
  • ajouter le numéro à un contact existant
  • bloquer le numéro

Après avoir sélectionné un message vocal, appuyez sur le symbole du triangle en haut à droite de l’écran pour voir le menu déroulant pour diverses options, selon le type de message, comme transférer le message vocal ou le fax à une adresse de courriel, modifier un texto, afficher l’info sur l’expéditeur ou marquer le message comme non lu.

Pour écouter vos messages vocaux, sélectionnez Écouteurs ou Haut-parleur. Appuyez sur le bouton du combiné pour retourner à l’appel (vous devez avoir un numéro direct pour faire des appels sortants Connexion Affaires de TELUS à partir de votre téléphone intelligent).

Appuyez sur l’icône de la poubelle pour supprimer tout message que vous êtes en train de consulter.

Menu settings

VM options

Liste d’appels

La liste d’appels conserve l’historique de vos appels, soit les appels entrants, sortants et manqués. Les administrateurs peuvent consulter les listes d’appels de toute l’entreprise ainsi que leur liste d’appels personnelle.

Composez un numéro en appuyant sur l’un des numéros figurant dans votre Liste d’appels. (Vous devez avoir un numéro direct pour faire des appels sortants Connexion Affaires de TELUS à partir de votre téléphone intelligent.)

Appuyez sur la flèche à la droite de n’importe quelle entrée afin d’afficher les détails de l’appelant, pour rappeler le numéro, pour envoyer un texto ou un fax à ce numéro ou pour bloquer le numéro.

Call log

Favoris

Trouvez rapidement les gens avec lesquels vous communiquez fréquemment en les ajoutant à vos Favoris.

Pour ajouter un contact à votre liste de Favoris, dans Contacts, sélectionnez l’onglet Personnel ou Entreprise, appuyez sur le nom d’un contact, puis sur le symbole Étoile.

Pour retirer un contact des Favoris, cliquez sur la flèche à côté du nom pour afficher l’info sur le contact, puis appuyez sur le symbole Étoile en surbrillance.

Favorites - Company

Contacts

Trouvez rapidement les gens dont vous avez besoin. La fonction Contacts vous permet d’afficher vos contacts personnels ou les gens figurant au répertoire de votre entreprise. Pour accéder à vos contacts, appuyez sur Contacts dans le menu coulissant (accessible en appuyant sur l’icône des trois barres dans le coin supérieur gauche de la plupart des écrans).

Appuyez sur Personnel pour afficher les contacts du répertoire de votre téléphone intelligent. (Il se peut que vous receviez un message vous suggérant de modifier les paramètres de confidentialité de votre téléphone intelligent pour autoriser l’application mobile à accéder à vos contacts.)

Appuyez sur Entreprise pour afficher les contacts du répertoire de votre entreprise.

Utilisez le champ de recherche situé dans le haut pour trouver un contact précis à l’aide de son nom.

Pour ajouter un nouveau contact au répertoire Personnel, appuyez sur l’onglet Personnel, puis sur la flèche dans le coin supérieur droit et sélectionnez Créer un nouveau contact. Entrez les détails de votre nouveau contact, puis appuyez sur Enregistrer. (Les contacts de l’entreprise viennent des différents utilisateurs de votre compte Connexion Affaires de TELUS et ne peuvent pas être modifiés à partir de l’application mobile.)

Appuyez sur le nom d’un contact pour afficher ses détails, y compris son poste, ses numéros direct et mobile et son adresse de courriel.

Contacts - Company

Choisir/Filtrer des groupes dans les contacts

À la page Contacts, sélectionnez l’onglet Entreprise, appuyez sur Filtrer dans le coin supérieur droit. Sélectionnez Postes des utilisateurs et autres pour afficher tous les contacts de l’entreprise ou sélectionnez Définir les filtres pour afficher ceux-ci à la page Contact. Vous pouvez également sélectionner Masquer tous les contacts pour ne pas afficher l’info sur les contacts à la page Entreprise de votre liste de contacts.

Sélectionnez l’onglet Personnel, puis appuyez sur la flèche bleue dans le coin supérieur droit et choisissez Sélectionner les groupes. Parmi les listes de contacts affichées, sélectionnez celles que vous aimeriez afficher dans vos contacts personnels.

Vous pourrez choisir des dossiers ou groupes de contacts de n’importe quelle liste de contacts avec lequel votre téléphone intelligent est synchronisé. Les listes sélectionnées s’afficheront dans vos contacts Connexion Affaires dans l’onglet Personnel. Vous pouvez également sélectionner Masquer tous les contacts pour ne pas afficher l’info sur les contacts à la page Personnel de votre liste de contacts.

Faire un appel

Pour faire un appel, appuyez sur l’icône verte du combiné dans le bas de la plupart des écrans de l’application mobile.

Appuyez sur les chiffres du clavier, puis sur le bouton vert pour appeler.

Vous pouvez choisir un numéro dans votre liste de contacts en appuyant sur l’icône de contacts Contacts dans le coin supérieur droit, puis en sélectionnant la liste Personnel ou

Entreprise, ou en appuyant sur l’icône d’étoile Star dans le haut pour accéder à votre liste de Favoris. Appuyez sur l’un des numéros de téléphone affichés.

Vous pouvez également composer directement le numéro à partir de votre liste de Contacts : Appuyez sur l’icône de Menu (trois lignes horizontales) dans le coin supérieur gauche de la plupart des écrans. Dans le menu coulissant qui s’affiche, appuyez sur Contacts. Vous pouvez également appuyer sur Favoris pour afficher vos contacts les plus fréquents.

Vous pouvez également appuyer sur les numéros affichés dans la liste d’appels ou à l’écran Messages.

À partir du clavier, appuyez sur la flèche à droite de la ligne De pour sélectionner le numéro qui sera affiché par défaut lors de vos appels sortants.

Contact filters options

Calling dialpad

Appel hors réseau

La fonction Appel hors réseau vous permet d’utiliser votre numéro Connexion Affaires de TELUS pour vos appels sortants, peu importe le téléphone que vous utilisez. Les gens que vous appelez verront votre numéro d’affaires sur leur afficheur au lieu de votre nom et numéro personnels.

Par exemple, si vous travaillez de la maison, vous pouvez commencer un appel Connexion Affaires à partir de votre téléphone intelligent, puis le terminer sur votre téléphone résidentiel. Tout ce que votre interlocuteur verra sur son afficheur, c’est votre numéro Connexion Affaires de TELUS.

La fonction Appel hors réseau est accessible en appuyant sur l’icône verte du combiné au bas de la plupart des écrans de l’application mobile, comme les écrans Messages, Contacts et Liste d’appels.

Utilisez le clavier qui s’affiche pour composer le numéro que vous souhaitez appeler. Votre application mobile fera le reste. (Pour désigner votre téléphone d’Appel hors réseau, consultez la prochaine section sur le mode Appel hors réseau.)

Lorsque vous avez entré votre numéro de téléphone sur le clavier, vous pouvez également cliquer sur le bouton Add icon pour créer un nouveau Contact avec ce numéro ou pour ajouter le numéro à un contact existant.

Mode Appel hors réseau

Pour faire des appels sortants, l’application mobile utilise le système de téléphonie natif de votre appareil mobile par le réseau de votre fournisseur de services. Utilisez le mode Appel hors réseau pour assurer votre présentation lors de ces appels, comme le nom et le numéro de téléphone affichés et la consignation des appels. Votre numéro de téléphone mobile personnel reste privé. Le mode Appel hors réseau utilise le lot de minutes de votre forfait de services mobiles, au lieu de votre lot de données.

Le mode Appel hors réseau utilise votre numéro Connexion Affaires de TELUS, peu importe l’appareil que vous utilisez, y compris votre téléphone intelligent. Pour le configurer, allez dans Paramètres > Paramètres de mon appli mobile, puis appuyez sur mode Appel hors réseau.

Parmi vos appareils Connexion Affaires de TELUS, désignez celui qui sera configuré avec le mode Appel hors réseau. Vous pouvez également appuyer sur Autre téléphone pour ajouter des numéros de téléphone, puis appuyer sur l’un d’eux pour sélectionner l’appareil avec lequel vous utiliserez Appel hors réseau.

Pour éviter d’envoyer des appels à votre messagerie personnelle par inadvertance (si vous ne répondez pas à votre téléphone lorsqu’il sonne, ou si vous composez le mauvais numéro), désactivez le mode Confirmer la connexion afin que l’application mobile vous invite à faire le 1 avant de composer le numéro et de connecter votre appel.

Appels VoIP

L’application mobile Connexion Affaires de TELUS permet de faire et de recevoir des appels au moyen de la technologie VoIP (voix sur IP) qui utilise l’infonuagique (Internet) au lieu du réseau 3G ou 4G de votre fournisseur de services mobiles. Vous pourriez ainsi éviter des frais de transmission de la voix et de données auprès de votre fournisseur, surtout lorsque vous êtes à l’étranger.

Conférence : téléconférence

Un pont de conférence unique est fourni à chacun des comptes et partagé entre tous les utilisateurs. Vos utilisateurs n’auront pas besoin de noter de nombreux ponts de conférence.

Chaque utilisateur obtient son propre code d’animateur et de participant pour pouvoir animer des téléconférences partout et en tout temps.

Tous les utilisateurs peuvent organiser une conférence et y inviter jusqu’à 1 000 participants au moyen de leur téléphone IP de bureau pendant qu’ils sont au bureau, de leur téléphone logiciel sur leur ordinateur de bureau ou de l’application mobile Connexion Affaires lorsqu’ils sont en déplacement. Aucune réservation n’est nécessaire pour les conférences. Vous envoyez une invitation aux participants et la conférence débute aussitôt que vous vous y joignez en tant qu’animateur.

Pour créer une téléconférence, appuyez sur l’icône de conférence Conferencing au bas de la plupart des écrans.

Vous trouverez sur l’écran de téléconférence le numéro à composer, les codes d’animateur et de participant, de même que le bouton Inviter.

Si vous êtes l’animateur, vous pouvez activer le mode discrétion des participants, connaître le nombre de participants, enregistrer les conférences, et plus.

Le numéro de conférence principal peut être composé partout au Canada. De plus, des numéros à composer nationaux sont disponibles dans plus de 40 pays.

Les administrateurs peuvent trouver les renseignements de téléconférence uniques d’un utilisateur dans Paramètres > Système téléphonique > Utilisateurs où ils sélectionneront un utilisateur et cliqueront sur l’onglet Téléphones et numéros. Le numéro de conférence, le code d’animateur, le code de participant de l’utilisateur en question s’afficheront.

Appuyez sur Envoyer une invitation par courriel pour créer un nouveau courriel dans lequel il est inscrit « Veuillez vous joindre maintenant, la réunion est commencée » et dans lequel il est indiqué le numéro de conférence et le code de participant que l’utilisateur doit utiliser pour prendre part à la réunion. Ajoutez un objet et un message additionnel ainsi que toute pièce jointe si nécessaire, puis appuyez sur Envoyer.

Remarque : Vous pouvez joindre des documents provenant de vos fichiers au courriel d’invitation.

Appuyez sur SE JOINDRE COMME ANIMATEUR pour appeler et ouvrir une session automatiquement, puis pour commencer votre audioconférence.

Conferencing - Phones and numbers

Conferencing - Join as Host

Le bouton Appuyer pour participer permet aux participants de joindre une téléconférence sans entrer de code de participant. L’application mobile Connexion Affaires doit être installée sur l’appareil de l’animateur et du participant.

Envoyer des fax

Vous pouvez envoyer, recevoir et consulter des fax au moyen de l’application Connexion Affaires de TELUS. Si vous avez un iPhone, vous pouvez utiliser la fonction AirPrint de votre appareil pour imprimer directement n’importe quel fax.

D’abord, nous verrons comment afficher les fax reçus dans l’application mobile, puis nous configurerons les fax sortants, et expliquerons comment envoyer des fax.

Recevoir et afficher les fax

Votre numéro de téléphone Connexion Affaires de TELUS par défaut prend en charge la réception d’appels et de fax. (Vous pouvez configurer certains postes pour qu’ils ne reçoivent que des appels ou des fax.)

Vous pouvez consulter les fax que vous avez reçus dans la section Messages de l’application mobile Connexion Affaires. Vous pouvez également décider de recevoir les fax sous forme de PDF en pièce jointe dans votre compte de courriels.

Pour accéder aux fax à partir de votre téléphone intelligent :

  1. Appuyez sur l’icône Menu, puis sur Message.
    Messages
  2. Pour consulter facilement vos fax, appuyez sur l’onglet Fax Fax.
  3. Appuyez sur l’icône Fax Fax à côté du fax que vous voulez consulter.
  4. Le fax s’affichera à l’écran.

Fax hors réseau à partir de l’application mobile

La fonction Fax hors réseau est à la disposition de tous les utilisateurs de l’application mobile Connexion Affaires de TELUS. Elle vous permet d’envoyer ou de transférer des documents sous forme de fax à n’importe quel contact de n’importe où, grâce à votre appareil iOS ou Android.

  1. Lancez l’application mobile Connexion Affaires de TELUS sur votre appareil mobile. TELUS Business Connect
  2. Appuyez sur l’onglet Fax. Fax
  3. Entrez le nom du destinataire (et son numéro de fax) dans le champ À :.
    Remarque : Vous pouvez également cliquer sur l’icône Add pour sélectionner un contact dans votre téléphone.
    Fax a document
    Fax a document
  4. Sélectionnez votre page couverture (facultatif) et remplissez-la.
  5. Appuyez sur l’icône Document pour joindre un document.
  6. Ajoutez un fichier de Dropbox, Box, Google Drive, de votre appareil ou de votre tablette.
  7. Autorisez Connexion Affaires de TELUS à accéder à vos fichiers (vous n’aurez à le faire qu’une seule fois).
  8. Appuyez sur Envoyer.

Remarque : Les documents peuvent être ajoutés à votre dossier Documents à partir des pièces jointes des courriels. À partir de l’application de courriels de votre téléphone intelligent, ouvrez un courriel et appuyez longuement sur le nom de la pièce jointe jusqu’à ce que l’écran gris des icônes des applications s’affiche, puis appuyez sur l’icône Ouvrir. Le document sera alors ajouté au dossier Documents où vous pourrez le sélectionner pour le faxer.

Sélectionner une page couverture de fax par défaut

Une page couverture est jointe à chaque fax que vous envoyez par l’intermédiaire de Connexion Affaires de TELUS. À l’écran Faxer un document, appuyez sur pour sélectionner la page de couverture de style Contempo par défaut. Appuyez de nouveau sur pour afficher les autres pages couverture disponibles. Sélectionnez la page couverture désirée et cliquez sur Enregistrer. Les renseignements variables de la page de couverture sont remplis durant le processus d’envoi.

Fax Select Cover Page

Fax Cover Page

Page couverture de fax Contempo

Adresses de courriel pouvant envoyer des fax

À l’écran Paramètres de fax, sous Fax envoyés par courriel, sous la ligne Adresses de courriel à partir desquelles des fax peuvent être envoyés, ajoutez une à une les adresses de courriel desquelles les utilisateurs peuvent envoyer des fax par courriel par l’intermédiaire de votre compte Connexion Affaires de TELUS. Cliquez sur Ajouter après chaque adresse, puis cliquez sur Enregistrer lorsque vous aurez terminé. Les adresses de courriel peuvent comprendre d’autres comptes d’entreprise, des comptes personnels ou des comptes pour les contractuels. Vous pouvez enregistrer jusqu’à cinq adresses de courriel.

Lorsqu’un fax est envoyé par courriel, comme décrit ci-dessous, le système vérifie l’adresse de courriel de l’expéditeur, puis envoie le fax si elle figure sur la liste des adresses autorisées.

L’option Omettre la page couverture si le champ d’objet du courriel est vide est dans le même bloc d’information. Lorsque vous envoyez un fax par courriel, la ligne d’objet du courriel est ajoutée à la page couverture. Pour omettre la page couverture lorsque vous envoyez une fax et que la ligne d’objet est vide, activez l’option.

Pour envoyer un fax par courriel

Vous pouvez envoyer des documents par courriel à une adresse de courriel spéciale Connexion Affaires de TELUS qui convertit automatiquement les pièces jointes en fax et qui les envoie au numéro de fax indiqué. Vous pouvez ainsi envoyer des fax par courriel à partir de n’importe quelle adresse de courriel que vous avez ajoutée à la liste Adresses de courriel à partir desquelles des fax peuvent être envoyés décrite ci-dessous.

  1. Envoyer un message par courriel. Ajouter (joindre) les documents que vous souhaitez faxer.
  2. Le texte dans la ligne d’objet du courriel sera ajouté à la page couverture (s’il n’y a aucun objet, la page couverture sera omise si vous réglez cette fonction comme il est décrit ci-dessus).
  3. Envoyez le courriel au numéro de fax à 10 chiffres du destinataire à l’adresse de courriel faxnumber@fax.telus.com. Par exemple, pour envoyer un document au numéro de fax 1-510-555-1212, vous utiliserez l’adresse de courriel 5105551212@fax.telus.com. Vous pouvez envoyer des fax à plusieurs destinataires en ajoutant des numéros-adresses de fax, séparés par des virgules, par exemple : 5105551212@, 5115551212@, 2105551212@.

Enregistrement des appels

Enregistrement des appels sur demande

Une fois que l’enregistrement des appels sur demande a été configuré, les utilisateurs peuvent activer cette fonction en plein appel, que ce soit sur un téléphone IP de bureau ou en utilisant l’application mobile Connexion Affaires de TELUS.

Appuyez sur le bouton Enregistrer Record à l’écran Contrôle des appels pour commencer à enregistrer un appel; appuyez de nouveau pour mettre fin à l’enregistrement. L’annonce de début jouera lorsque l’enregistrement commencera et l’annonce de fin jouera lorsqu’il prendra fin.

Les utilisateurs trouveront leurs appels enregistrés en cliquant sur Messages dans la barre de menu, puis sur Enregistrements. Les enregistrements sur demande sont conservés pendant 90 jours. Téléchargez les enregistrements pour les conserver plus longtemps.

On a VoIP Call Dial Pad

REMARQUE : Le message d’avertissement ne joue pas lors des appels sortants; l’utilisateur qui fait l’appel sortant doit aviser son interlocuteur que l’appel est enregistré.

Ne pas déranger (NPD)

Lorsque vous êtes occupé et que vous ne souhaitez pas être interrompu, utilisez la fonction Ne pas déranger pour que les appels soient acheminés directement à votre boîte vocale.

Pour changer les paramètres à Ne pas déranger, appuyez sur More , puis sélectionnez Ne pas déranger dans le menu coulissant. Choisissez un paramètre parmi les options proposées.

Mobile App Menu-DND

Liste d’appels

Connexion Affaires de TELUS vous permet d’accéder facilement à l’historique de vos appels, y compris ceux que vous avez faits, reçus ou manqués. Pour consulter l’historique de vos appels, appuyez sur More. Dans le menu coulissant, appuyez sur Liste d’appels. Pour voir votre historique en entier, appuyez sur l’onglet Tous.

Pour voir seulement les appels que vous avez manqués, appuyez sur Manqués. Pour voir plus d’appels dans votre liste d’appels, faites défiler l’écran vers le bas et téléchargez les dossiers antérieurs.

Mobile App Menu-Call

Call log

Call log

Composez un numéro en appuyant sur n’importe quel numéro dans votre Liste d’appels (vous devez avoir un Numéro direct pour faire des appels sortants à l’aide de votre téléphone intelligent).

Appuyez sur la flèche à la droite d’une entrée pour voir les détails de l’appelant.

Passez de Connexion Affaires aux appels envoyés par l’intermédiaire de votre fournisseur de service :

  • Mettez fin à l’appel.
  • Appuyez sur Menu > Appel VoIP.
  • Désactivez la fonction Appel VoIP.
  • Réessayez de faire un appel.

Maintenant vos appels passeront par la connexion de votre fournisseur de service, ce qui peut signifier une meilleure connexion dans certains cas, mais ils consommeront votre lot de minutes.

Vous pouvez réactiver la fonction Appel VoIP plus tard, lorsque vous aurez une meilleure connexion Wi-Fi.

VoIP Calling

Présence

Présence est une fonction par laquelle vous pouvez voir si un autre utilisateur est au téléphone. Les téléphones IP de bureau Connexion Affaires compatibles utilisent des voyants lumineux pour indiquer quels postes d’utilisateur sont en cours d’utilisation ou en attente, avec la permission de l’utilisateur.

La fonction de Présence ne peut être consultée à partir de l’application mobile, mais l’administrateur peut gérer les paramètres de Présence pour les utilisateurs, et les utilisateurs peuvent gérer leurs propres paramètres de Présence à partir de leur application mobile.

Administrateur :

Les administrateurs peuvent utiliser l’application de leur téléphone intelligent pour autoriser le partage du statut de présence d’un utilisateur avec ses collègues en allant dans Paramètres > Système téléphonique > Utilisateurs, en sélectionnant un utilisateur, puis Info sur l’utilisateur et en appuyant sur l’onglet Téléphones et numéros, puis sur Présence. Les administrateurs peuvent gérer leur propre état de présence en sélectionnant leur nom ou leur poste.

Appuyez sur Affichage.

Si l’utilisateur n’a pas de téléphone compatible avec Présence, vous verrez le message « Actuellement, aucun des téléphones de votre poste ne peut afficher la présence. Les téléphones compatibles peuvent être achetés auprès d’un représentant Connexion Affaires de TELUS ».

Si l’utilisateur a un téléphone IP de bureau compatible avec Présence, ses voyants lumineux correspondront à l’image de droite. Les deux premiers voyants (lignes 1 et 2) sont réservés à cet utilisateur et ne peuvent pas être modifiés. Appuyez sur les autres voyants pour sélectionner des collègues dont vous aimeriez surveiller l’état, parmi ceux qui ont autorisé le partage de leur état.

Lorsque vous ajoutez des postes pour cet utilisateur à surveiller au moyen de la fonction Présence, vous pouvez également cocher Faire sonner mon téléphone lorsque le téléphone de n’importe lequel des utilisateurs que je surveille sonne afin que l’utilisateur soit avisé lorsque le téléphone de l’utilisateur surveillé sonne ou cochez Me permettre de prendre une ligne surveillée en attente afin que cet utilisateur puisse servir de soutien à l’autre utilisateur.

Maintenant, appuyez sur Permissions.

Appuyez sur Partager ma présence. Lorsque cette fonction est activée, cela permet aux autres utilisateurs de connaître l’état de présence de l’utilisateur – à savoir s’il est en ligne. Veuillez prendre note que la Présence détecte les appels à ce numéro ou poste. Peu importe l’appareil auquel l’appel est acheminé, le système indique que l’appareil sonne au poste ou au numéro, qu’il est actif ou en attente. Vous pouvez également sélectionner d’autres utilisateurs qui peuvent répondre aux appels de cet utilisateur. Ainsi, un utilisateur peut répondre aux appels d’un directeur occupé ou à ceux d’un utilisateur en réunion ou en pause de dîner.

Presence Permissions

Presence Appearance

Utilisateur :

Gérer vos paramètres de Présence à partir de l’application mobile en appuyant sur Menu > Paramètres > Paramètres de mon poste > Info sur l’utilisateur. Appuyez sur l’onglet Téléphones et numéros, puis faites défiler l’écran vers le bas et appuyez sur Présence.

Sous l’onglet Affichage, passez en revue et gérez vos paramètres de Présence pour cet appareil.

Il se peut également que vous receviez le message « Actuellement, aucun des téléphones de votre poste ne peut afficher la présence. Les téléphones compatibles peuvent être achetés auprès d’un représentant Connexion Affaires de TELUS ».

Dans l’onglet Permissions, vous pouvez vérifier quels sont les collègues qui peuvent surveiller votre état de Présence. Cliquez ensuite sur Enregistrer.

Gérer les paramètres de l’utilisateur

La plupart des fonctions personnalisables spéciales de l’application mobile Connexion Affaires se trouvent dans la section Paramètres, particulièrement sous Paramètres de mon poste. Vous y trouverez notamment l’info sur l’utilisateur, la gestion des appels, dont le renvoi d’appel, le filtrage des appels, dont le blocage, ainsi que les messages vous avisant de la réception d’un fax ou d’un message vocal et les paramètres VoIP pour les appels sortants.

Ces fonctions sont les mêmes pour les utilisateurs et les administrateurs qui agissent en tant qu’utilisateurs.

À partir du Menu, appuyez sur l’icône des Paramètres, puis sur Paramètres de mon poste.

User Settings

Paramètres de mon poste

Cet écran contient la plupart des fonctions que vous utiliserez pour gérer vos propres paramètres de l’utilisateur.

Extension Settings

Info sur l’utilisateur

Pour gérer vos paramètres de base, vos messages d’accueil, le filtrage des appels, la gestion des appels, les numéros directs et les téléphones de bureau (si vous en avez), les paramètres de sécurité, les avis, etc., appuyez sur Info sur l’utilisateur.

User Info

  • Numéro de poste : Lorsqu’une personne vous appelle au numéro de téléphone de votre entreprise, elle peut vous joindre en entrant ce numéro de poste. Elle peut également composer votre Numéro direct, si vous en avez un.
  • Prénom et nom de famille : Vous pouvez modifier votre nom ici.
  • Enregistrer le nom de l’utilisateur : Connexion Affaires de TELUS utilise la synthèse de la parole pour prononcer votre nom lors de vos appels. Si votre nom est mal prononcé, vous pouvez appuyer sur cet élément pour enregistrer correctement la prononciation (Connexion Affaires vous appellera pour obtenir votre enregistrement).

Vous pouvez également appuyer sur le champ de synthèse de la parole et taper une prononciation phonétique (pour entendre la prononciation du système, vous devez ouvrir une session dans votre compte en ligne).

  • Courriel : Cette adresse de courriel peut être utilisée pour les avis.
  • Numéro de contact : Il s’agit d’un autre numéro de téléphone qui peut être utilisé pour le renvoi d’appel, si vous le souhaitez.
  • Nom de l’entreprise : Facultatif
  • Adresse : Facultative

Heures ouvrables de l’utilisateur

Configurez les heures ouvrables de votre entreprise ici. Les paramètres par défaut sont 24 heures, sept jours sur sept. Si vous configurez des heures ouvrables précises, vous pourrez ensuite configurer les règles de gestion des appels qui s’appliqueront durant et après les heures ouvrables.

Appuyez sur Heures ouvrables de l’utilisateur. Appuyez sur 24 heures pour que les appels entrants soient toujours gérés de la même façon, même les fins de semaine. Appuyez sur Indiquer les heures et indiquez les jours et les heures auxquels vous pouvez répondre aux appels. Configurer des heures précises vous permettra de configurer les règles de gestion des appels qui s’appliquent durant et après les heures ouvrables. Vérifiez également le Fuseau horaire au bas de l’écran. Lorsque vous aurez terminé, appuyez sur Enregistrer.

Vous pouvez également Modifier le mot de passe de l’utilisateur dans le menu Info sur l’utilisateur.

Voice Manager Password

Téléphones et numéros

Dans le haut de l’écran Info sur l’utilisateur, appuyez sur Téléphones et numéros.

Phones and Numbers

C’est ici que s’afficheront les numéros directs qui vous sont assignés.

  • Numéro de téléconférence : Vous apercevrez aussi dans cette section le numéro de téléconférence, le code d’animateur et le code de participant de votre entreprise. Vous pouvez vous servir de ces renseignements pour créer ou joindre une conférence, ou vous pouvez simplement appuyer sur le menu coulissant, puis sur Téléconférence pour configurer et gérer vos conférences.
  • Les numéros directs permettent à vos clients de vous joindre directement sans passer par le réceptionniste ou le menu de l’entreprise.

Si vous avez des numéros directs, vous pouvez appuyer sur chacun d’entre d’eux pour en sélectionner le type – voix et fax, voix seulement ou fax seulement.

Appuyez sur Ajouter un numéro direct. Si vous n’avez pas le statut d’administrateur, vous recevrez un message disant de communiquer avec votre administrateur pour demander des numéros directs.

Si vous avez des privilèges d’administrateur, vous avez la possibilité d’ajouter un Numéro direct. Pour ajouter un ou plusieurs numéros, appuyez sur Ajouter un numéro, puis suivez les directives pour sélectionner un numéro local, un numéro sans frais ou un numéro ciblé (personnalisé). Les frais additionnels pour les numéros supplémentaires figureront à l’écran Confirmation de la commande.

  • Ajouter un téléphone : Cette fonction réservée aux administrateurs est accessible à partir d’un compte RingCentral en ligne. Les administrateurs peuvent ajouter, supprimer ou réattribuer des téléphones.

Présence

Voir la section Présence ci-dessous pour obtenir des renseignements sur la gestion des paramètres de présence.

Filtrage, message d’accueil et attente musicale

Dans le Menu, allez dans Paramètres > Paramètres de mon poste > Filtrage, message d’accueil et attente musicale.

  1. Appuyez sur l’onglet Heures ouvrables de l’utilisateur (s’il est affiché).
  2. Activez le Message d’accueil de l’utilisateur.
    User Greeting
  3. Appuyez sur Configurer le message d’accueil.
  4. À l’écran Configurer le message d’accueil, passez en revue le contenu du message d’accueil par défaut. Pour l’entendre, appuyez sur Lire. L’Auto-réception lira votre nom au moyen de la technologie de synthèse de la parole. Si vous voulez utiliser le message d’accueil par défaut, appuyez sur Enregistrer (ou sur Annuler si vous n’avez fait aucun changement).
  5. Ou créez un message personnalisé.
  6. Pour enregistrer un message d’accueil personnalisé :

    a. Appuyez sur Personnalisé, puis sur Enregistrer.
    b. Fournissez au système un numéro de téléphone à appeler ou demandez-lui d’appeler votre numéro de renvoi d’appel (sélectionnez-en un dans le menu déroulant Numéro de renvoi ci-dessous).
    c. Appuyez sur Appeler maintenant.
    d. Cliquez sur Utilisateurs.
    e. À l’écran Message d’accueil de l’utilisateur, un message vous confirmera que votre message personnalisé a bien été reçu.
    f. Pour entendre votre message personnalisé plus tard, accédez à votre compte sur le web.
    g. Appuyez sur Annuler pour retourner à l’écran précédent.

Filtrage et blocage des appels

Dans le haut de l’écran Info sur l’utilisateur, appuyez sur

Téléphones et numéros.

  1. Activez le Filtrage des appels et choisissez de demander aux appelants de dire leur nom avant la mise en communication :

    a. s’il n’y a pas de nom de l’appelant;
    b. si l’appelant ne figure pas dans la liste de contacts de l’utilisateur;
    c. toujours.

  2. Activez Son pendant la mise en communication, et sélectionnez le style de musique que l’appelant entendra.
  3. Activez Attente musicale et sélectionnez le style de musique que l’appelant entendra. Choisissez parmi plus de 15 types de musique allant de la musique légère, au jazz et au country, en passant par la musique classique, la musique professionnelle et la musique latine ou aucune musique. Vous pouvez également choisir une simple sonnerie.
  4. Pour écouter les options musicales, appuyez sur le bouton Lire.
  5. Appuyez sur Numéros bloqués et sélectionnez l’option pour bloquer les appels.

    a. Tous les appels : Vous ne recevrez aucun appel ni fax à ce numéro, à moins que vous sélectionniez Numéros autorisés, en dessous, et que vous entriez des numéros ou des indicatifs régionaux précis.
    b. Appels précis bloque tous les appels et les fax provenant de certains numéros ou indicatifs régionaux que vous entrez ou bloque les appels et les fax sans nom d’appelant.
    c. Vous pouvez également Bloquer les appels provenant de téléphones publics.

    Chaque choix vous permet de déterminer le message que les appelants entendront, comme « Ce numéro ne peut pas être composé à partir de votre secteur d’appel » ou « La boîte vocale est pleine ».

  6. Appuyez sur Enregistrer.

Blocked Calls

Répétez le processus avec l’onglet Après les heures ouvrables.

Message d’accueil après les heures ouvrables

REMARQUE : Si dans Gestion des appels/Après les heures ouvrables vous sélectionnez Diffuser le message d’accueil, puis mettre fin à l’appel, vous pourrez ensuite choisir un message Par défaut ou Personnalisé.

Si dans Gestion des appels/Après les heures ouvrables vous sélectionnez Renvoi inconditionnel des appels après les heures ouvrables ou envoyer les appels après les heures ouvrables directement à la messagerie vocale, votre message d’accueil après les heures ouvrables ne jouera pas. Vous pouvez encore configurer la gestion des Numéros bloqués.

Gestion et renvoi des appels

Allez à Paramètres > Paramètres de mon poste > Gestion et renvoi des appels.

Passez en revue les paramètres Heures ouvrables et Après les heures ouvrables et créez des Règles avancées de gestion des appels.

Gestion et renvoi des appels durant les heures ouvrables de l’utilisateur

Choisissez parmi plusieurs options pour déterminer quels téléphones sonneront et dans quel ordre lorsque les appels entrent durant les Heures ouvrables de l’utilisateur.

  • Vos Numéros directs de Connexion Affaires, si vous en avez, figureront dans le haut de la liste. Appuyez sur Activé pour ceux auxquels les appels seront acheminés durant les heures ouvrables. Si vous n’avez pas de numéros directs, mais seulement des postes, aucun numéro ne sera affiché ici.
  • Appuyez sur Faire sonner mes numéros de téléphone existants pour ajouter des numéros ne faisant pas partie de Connexion Affaires, comme votre téléphone résidentiel. Appuyez sur le champ à côté de la prochaine étiquette, comme Résidence, et entrez un numéro de téléphone, puis appuyez sur Activé pour l’activer.
  • Pour appeler des numéros externes avec des postes, ajoutez un astérisque entre les deux, soit : [numéro] * [poste]. Le système composera le numéro, fera une pause, puis composera le poste.
  • Appuyez sur Renvoi d’appel vers un autre utilisateur pour sélectionner d’autres utilisateurs de votre compte Connexion Affaires de TELUS à ajouter à votre liste de renvoi d’appel.
  • Appuyez sur Changer l’ordre de sonnerie pour déterminer dans quel ordre les téléphones sonneront si vous sélectionnez En séquence. Appuyez sur Précédent lorsque vous aurez terminé.
  • Pour cocher les numéros de téléphone que vous souhaitez regrouper, appuyez sur Modifier les groupes de sonnerie. Par exemple, si vous sélectionnez En séquence, alors l’ordre d’acheminement peut comprendre des groupes de numéros auxquels les appels seront acheminés (de manière simultanée quand ce sera leur tour). Appuyez sur Précédent lorsque vous aurez terminé.
  • Appuyez sur Nombre de sonneries pour déterminer le nombre de sonneries qu’il y aura au même téléphone avant que l’appel soit acheminé au prochain numéro ou à la messagerie vocale. (Gardez en tête le nombre total de sonneries que les appelants devront entendre si personne ne répond à l’appel.)
  • Appuyez sur En séquence ou sur Simultanément pour que les téléphones sonnent l’un après l’autre dans l’ordre établi ou tous en même temps.
  • Appuyez sur Téléphone intelligent et téléphone logiciel pour que le gestionnaire d’appels de votre téléphone logiciel Connexion Affaires, si vous l’avez téléchargé et installé sur votre ordinateur de bureau, affiche les appels entrants dès leur arrivée. Cela vous donnera la possibilité de répondre à l’appel sur votre téléphone logiciel ou de l’acheminer à votre messagerie vocale ou de le gérer autrement avant que les règles de gestion des appels entrent en jeu. Sélectionnez le nombre de sonneries à Attendre avant de procéder au renvoi d’appel.

Gestion et renvoi des appels après les heures ouvrables

Appuyez sur Après les heures ouvrables, puis sélectionnez :

  • Acheminer les appels vers la messagerie vocale : Vous pourrez créer un message vocal personnalisé ou accepter le message par défaut.
  • Diffuser une annonce et mettre fin aux appels : Vous pourrez créer une annonce par défaut ou accepter le message par défaut.
  • Renvoi d’appels : Activez les téléphones figurant à la liste Acheminer les appels à ces téléphones après les heures ouvrables.
  • Renvoi inconditionnel : Acheminez les appels directement à un numéro précis sans appliquer les règles de gestion ou de filtrage des appels.

Information sur l’appel entrant

Au bas de l’écran Gestion des appels de l’utilisateur, appuyez sur Information sur l’appel entrant pour configurer la façon dont les appels entrants seront affichés sur votre appareil – cela est pratique pour distinguer les appels personnels et professionnels. (Les paramètres de la section Information sur l’appel entrant sont les mêmes pour les écrans Heures ouvrables et Après les heures ouvrables.)

  • Numéro entrant affiché pour moi : Normalement, vous devriez voir le nom de l’appelant. Vous pouvez appuyer sur Options pour le numéro de téléphone de l’appelant, juste en dessous, et sélectionner l’affichage du numéro appelé pour les appelants dont le nom est bloqué ou inconnu.

Vous pouvez également ajouter un préfixe ou un suffixe au nom de l’appelant affiché, ce qui peut être utile pour distinguer immédiatement vos appels personnels et vos appels professionnels Connexion Affaires de TELUS.

Sous Afficher cette information sur l’appel, vous pouvez appuyer sur Sur les téléphones Connexion Affaires seulement ou sur Tous les téléphones.

Vous pouvez également appuyer sur Numéro appelé pour que le numéro appelé soit affiché au lieu du nom de l’appelant, cela aussi permet de reconnaître les appels professionnels.

  • Diffuser une annonce avant la mise en communication. Lorsque vous recevez un appel du système Connexion Affaires de TELUS, que ce soit directement ou par renvoi d’appel, vous entendrez « Vous avez un appel; faites le 1 pour accepter ». Cela vous indique qu’il s’agit d’un appel professionnel, plutôt que personnel. Vous pouvez configurer cette option de manière à toujours entendre une telle annonce, à ne jamais l’entendre ou à seulement l’entendre lorsque l’appel est acheminé à un appareil autre que Connexion Affaires de TELUS, comme votre téléphone résidentiel.
  • Inclure le nom de la boîte vocale dans l’annonce. Le nom de la boîte vocale appelée est intégré à l’annonce sur l’appel entrant, par exemple « Marie, vous avez un appel » ou « Service de ventes, vous avez un appel ».
  • L’option Exiger un mot de passe pour répondre vous permet de protéger vos appels professionnels lorsque vous êtes sur la route ou à la maison en exigeant que vous entriez votre mot de passe Connexion Affaires de TELUS pour répondre aux appels entrants acheminés par Connexion Affaires, même les appels réacheminés à votre téléphone résidentiel par renvoi d’appel.

Renvoi instantané

La fonction Renvoi instantané de Connexion Affaires vous permet de transférer rapidement vos conversations en cours d’un appareil à un autre en toute simplicité. Par exemple, lorsque vous êtes au téléphone et que vous arrivez à la maison, vous pouvez transférer l’appel sur votre téléphone résidentiel. Vous n’avez qu’à composer deux chiffres et à utiliser Renvoi instantané.

Pour gérer vos numéros de Renvoi instantané, allez à Paramètres > Paramètres de mon poste > Gestion et renvoi des appels. Vers le bas de l’écran Gestion des appels, cliquez sur la barre Renvoi instantané. (Vous trouverez une barre Renvoi instantané aux écrans Heures ouvrables et Après les heures ouvrables; les paramètres sont les mêmes pour les deux.)

Vous verrez une liste de numéros/d’appareils qui vous sont assignés, y compris des téléphones IP de bureau, des téléphones intelligents et le téléphone logiciel, ainsi que des numéros et des postes provenant de la liste de contacts de votre entreprise. Les huit premières positions sont celles de vos numéros de Renvoi instantané. Utilisez les flèches directionnelles pour bouger les entrées jusqu’à ce qu’elles soient dans l’ordre désiré.

Pour utiliser la fonction Renvoi instantané

Durant un appel, appuyez sur l’étoile (*) et composez le numéro attribué à l’appareil où vous souhaitez transférer l’appel et celui-ci y sera immédiatement transféré.Par exemple, si vous avez attribué le numéro 2 à votre téléphone résidentiel, appuyez sur *2 durant un appel pour le transférer immédiatement à votre téléphone résidentiel. La fonction Renvoi instantané vous permet de transférer facilement vos appels d’un appareil à un autre au gré de vos déplacements.

Pour ajouter des numéros à la liste de Renvoi instantané

Retournez à l’écran Gestion et renvoi des appels principal, appuyez sur Faire sonner mes numéros de téléphones existants, activez les autres appareils de la liste. Vous pouvez également entrer d’autres numéros de téléphone, comme votre numéro résidentiel, et appuyer sur ceux-ci pour les activer.

Appuyez sur Enregistrer.

Appuyez sur Renvoi instantané. Vous devriez voir que les numéros de téléphone que vous avez sélectionnés ont été ajoutés à la liste de Renvoi instantané. Vous pouvez changer l’ordre de ceux-ci (et donc les numéros de Renvoi instantané attribués) au besoin. (Si vous ne voyez pas les numéros que vous avez ajoutés, retournez à l’étape précédente et n’oubliez pas d’appuyer sur Enregistrer avant de passer à Renvoi instantané.) Les numéros entrés qui ne sont pas utilisés sont indiqués comme étant « inutilisés ».

Gestion des appels – règles avancées

La Gestion des appels avancée vous permet de créer des règles additionnelles précises pour votre numéro ou votre poste en fonction de la date ou de l’heure de l’appel, du nom de l’appelant ou du numéro appelé. Ces règles supplantent les règles de gestion des appels régulières pour ce numéro.

Pour créer une règle avancée

  1. Allez à Paramètres > Paramètres de mon poste > Gestion et renvoi des appels, puis appuyez sur Avancé.
  2. Appuyez sur Ajouter une règle.
  3. Donnez un nom à votre règle, puis sélectionnez les conditions : Date et heure auxquelles l’appel entre, Afficheur ou le Numéro appelé. Vous pouvez combiner ces sélections.
  4. Appuyez sur Suivant.
  5. Si vous avez sélectionné Date et heure comme condition à votre règle, établissez maintenant un Horaire hebdomadaire, avec des heures précises pour chaque jour si vous le souhaitez. Ou sélectionnez une plage de dates précise.
  6. Si vous avez sélectionné Afficheur pour cette règle, entrez un ou plusieurs numéros de téléphone, sélectionnez un nom dans votre liste de contacts ou entrez des indicatifs régionaux ou des numéros partiels.
  7. Si vous avez sélectionné Numéro appelé, choisissez le ou les numéros auxquels la règle s’applique. Les choix seront soit le Numéro principal ou celui de l’Auto-réception du groupe.
  8. Appuyez sur Suivant et choisissez quand appliquer la règle : durant les heures ouvrables, après les heures ouvrables ou toujours.
  9. Appuyez sur Suivant.
  10. Sélectionnez l’action à faire lorsque des appels entrants correspondent à cette règle.

a. Renvoi d’appel : Configurez ensuite le filtrage des appels, le renvoi d’appel ou la gestion des messages pour ces appels.

b. Prendre les messages seulement pour acheminer les appels à la messagerie vocale. Vous pouvez décider de prendre les messages ou non et vous pouvez personnaliser le message d’accueil de la messagerie vocale.

c. Diffuser une annonce seulement, puis mettre fin à l’appel.

d. Le Renvoi inconditionnel réachemine immédiatement l’appel au numéro sélectionné, en contournant la gestion des appels, y compris les messages d’accueil, le filtrage des appels, la messagerie vocale et le téléphone logiciel.

e. Vous pouvez également configurer les messages d’accueil et gestion des appels du groupe pour cette règle; sous Messages, sélectionnez un message d’accueil de la messagerie vocale, puis le poste qui recevra les messages générés par l’application de cette règle.

f. Appuyez sur Terminé.

Advanced Rule

Comme ces règles peuvent devenir très complexes et sophistiquées, il peut s’avérer utile de les mettre à l’essai pour vous assurer qu’elles fonctionnent comme vous le souhaitez.

Vous pouvez modifier, en changeant les détails et conditions, activer ou désactiver ces règles en appuyant sur Avancé dans Gestion des appels, puis sur le nom de la règle et en apportant les changements désirés dans les écrans qui suivent.

Messages et avis

L’écran Messages et avis vous laisse gérer le message d’accueil de votre messagerie vocale et la réception des avis au sujet des messages vocaux ou des fax reçus et des appels manqués.

Appuyez sur Menu > Paramètres > Paramètres

de mon poste > Messages et avis.

Messages d’accueil de la messagerie vocale

Le processus pour configurer le message d’accueil de votre messagerie vocale est le même que pour les heures ouvrables et après les heures ouvrables.

Appuyez sur l’option Prendre les messages pour l’activer ou la désactiver.

Lorsqu’elle est activée, appuyez sur Messages d’accueil de la messagerie vocale pour voir le script par défaut. Pour l’entendre, appuyez sur Lire. Si vous souhaitez utiliser ce script, appuyez sur Annuler pour retourner à l’écran précédent. Vous pouvez également enregistrer un Message d’accueil personnalisé.

Lorsque Prendre les messages est désactivé, appuyez sur Message d’accueil de non-disponibilité pour voir le script par défaut qui dit que vous n’êtes pas disponible. Pour l’entendre, appuyez sur Lire. Si vous souhaitez utiliser ce script, appuyez sur Annuler pour retourner à l’écran précédent.

Vous pouvez également enregistrer un message d’accueil Personnalisé. Connexion Affaires vous appellera pour que vous puissiez enregistrer votre message au moyen d’un téléphone.

Pour enregistrer un message d’accueil personnalisé pour votre messagerie vocale :

  1. Appuyez sur Personnalisé, puis sur Enregistrer.
  2. Fournissez un numéro de téléphone, puis appuyez sur Appeler maintenant.
  3. Connexion Affaires de TELUS appellera à ce numéro. Suivez les directives pour enregistrer, écouter et enregistrer le message.
  4. À l’écran Enregistrer au moyen d’un téléphone, appuyez sur Enregistrer.

Répétez ce processus pour l’onglet Après les heures ouvrables.

Avis

Au bas de l’écran Messages et avis, appuyez sur Avis.

Ici, l’administrateur ou l’utilisateur peuvent être avisés, par courriel ou texto, de divers événements comme la réception d’un message vocal ou d’un fax, les appels manqués et les messages de résultat de la transmission d’un fax.

Vous trouverez dans le bas de cet écran un bouton pour passer de l’écran De base à l’écran Avancé.

Notifications

À l’écran De base, vous avez le choix d’envoyer les avis par courriel ou par texto. Appuyez sur l’un des éléments pour l’activer ou le désactiver. Faites défiler l’écran vers le bas pour entrer une adresse de courriel pour la réception des avis. Il pourrait s’agir de l’adresse de l’utilisateur, de l’administrateur ou du réceptionniste, par exemple.

Notifications

Également dans le bas de l’écran, appuyez sur Ajouter un numéro de téléphone et entrez le numéro de téléphone pour la réception des avis par texto; le numéro de téléphone peut être celui de l’utilisateur, de l’administrateur ou de quelqu’un d’autre. Il n’est pas nécessaire que ce soit un numéro Connexion Affaires. Sélectionnez le fournisseur de services pour ce numéro de téléphone, afin que le texto soit envoyé correctement par le système de messagerie de ce fournisseur. Vous pouvez entrer plus d’un numéro de téléphone pour la réception d’avis par texto.

Notifications

Appuyez sur Enregistrer.

L’adresse de courriel et le numéro de téléphone sélectionné sont maintenant affichés dans le bas de la page Avis.

Au bas de l’écran Avis, appuyez sur Avancé. À partir de maintenant, vous pouvez appuyer sur Options pour sélectionner une adresse de courriel ou un numéro de téléphone pour chacune des fonctions que vous activez. Pour les avis par courriel, vous pouvez également inclure n’importe quelle pièce jointe et même marquer le message comme reçu dans votre boîte de réception.

Paramètres de mon appli mobile

Le menu Paramètres de mon appli mobile pour les utilisateurs et les administrateurs comprend un certain nombre de paramètres spéciaux.

  • Appel VoIP
  • Afficheur
  • Mode Appel hors réseau
  • À propos de Connexion Affaires de TELUS
  • Resynchroniser la boîte de réception
  • Fermer la session

My Mobile App Settings

Les saisies d’écran affichées sont celles d’appareils Android, celles des appareils iOS diffèrent légèrement.

Appel VoIP

Activez les Appels VoIP pour permettre aux appels entrants et sortants d’utiliser la connexion Wi-Fi, au besoin.

Cochez la case Sur Wi-Fi pour que le système fasse des appels seulement lorsque vous êtes connecté à un réseau Wi-Fi. Lorsque vous êtes à l’étranger, cette option vous permet d’éviter les frais d’itinérance à l’international pour le service de la voix (des frais d’itinérance de données peuvent s’appliquer).

REMARQUE : Si aucun réseau Wi-Fi n’est disponible, le système utilisera le mode Appel hors réseau (voir ci-dessous).

VoIP Calling Settings

Cochez Sur 3G/4G ou Wi-Fi pour que le système utilise le réseau Wi-Fi en priorité, puis le réseau 3G ou 4G de votre fournisseur de services (donc votre forfait) si aucun réseau Wi-Fi n’est disponible (ce qui peut occasionner des frais et une qualité inférieure de la voix).

Désactivez les appels VoIP pour faire seulement des appels en utilisant le forfait de votre fournisseur de services.

Pour activer Appel hors réseau (voir ci-dessous), désactivez les Appels VoIP.

Activez les Appels VoIP entrants pour utiliser la technologie VoIP pour les appels entrants, sur le réseau Wi-Fi ou 3G/4G, selon les paramètres d’Appels VoIP indiqués ci-dessus. La réception des appels VoIP sur réseau Wi-Fi permet d’éviter les frais associés au forfait de votre fournisseur de services. Pour prolonger la durée de vie de votre pile, désactivez les Appels VoIP entrants; vos appels entrants utiliseront alors le forfait de votre fournisseur de services.

Sur les téléphones intelligents Android, activez la fonction de suppression de l’écho si votre interlocuteur entend de l’écho durant vos appels VoIP. Appuyez sur Étalonnage du microphone pour effectuer un étalonnage de 30 secondes du microphone de votre téléphone intelligent afin d’obtenir la meilleure qualité sonore durant vos appels VoIP. (Ces fonctions ne sont pas nécessaires pour les téléphones Android dotés de la suppression de l’écho et de l’étalonnage du microphone.)

Afficheur

Pour déterminer le numéro que vos interlocuteurs verront lorsque vous les appelez, appuyez sur Afficheur. Choisissez-en un parmi les numéros de téléphone Connexion Affaires de votre entreprise.

Le nom d’appelant de l’entreprise sera intégré à votre nom lorsque vous ferez des appels à partir de vos numéros Connexions Affaires locaux et apparaîtra sur l’afficheur de vos interlocuteurs.

Mode Appel hors réseau

Pour faire des appels sortants, l’application Connexion Affaires de TELUS utilise le système d’appel natif de votre appareil en passant sur le réseau de votre fournisseur de services mobiles. Utilisez le mode Appel hors réseau pour conserver votre identité Connexion Affaires lors de vos appels professionnels, notamment pour les fonctions d’Afficheur et de journalisation des appels.

Ainsi, votre numéro de téléphone mobile reste privé. Le mode Appel hors réseau utilise le lot de minutes de votre forfait de services mobiles, au lieu de votre lot de données.

Le mode Appel hors réseau utilise votre numéro Connexion Affaires de TELUS, peu importe l’appareil que vous utilisez, y compris votre téléphone intelligent. Pour le configurer, allez dans Paramètres > Paramètres de mon appli mobile, puis appuyez sur le mode Appel hors réseau.

Sélectionnez l’appareil Connexion Affaires qui sera votre téléphone associé au mode Appel hors réseau. Vous pouvez également appuyer sur Autre téléphone pour ajouter des numéros de téléphone, puis appuyer sur l’un d’eux pour sélectionner l’appareil avec lequel vous utiliserez Appel hors réseau.

Pour éviter d’envoyer des appels à votre messagerie vocale personnelle par inadvertance (si vous ne répondez pas au téléphone), activez la fonction Confirmer la connexion pour que Connexion Affaires vous demande de faire le 1 avant de composer le numéro et de connecter l’appel.

RingOut Mode

Pour faire un Appel hors réseau :

  • Appuyez sur Appel VoIP (voir ci-dessus) pour désactiver cette fonction. Avec la fonction Appel VoIP désactivée, les appels que vous faites à partir de Connexion Affaires de TELUS utilisent automatiquement Appel hors réseau.
  • Si à l’écran du mode Appel hors réseau vous configurez Votre téléphone comme l’appareil à partir duquel vous répondez aux appels Connexion Affaires, vous ferez vos appels sortants de la manière habituelle, en utilisant le clavier ou votre liste de contacts.
  • Cependant, si vous sélectionnez Autre téléphone à l’écran du mode Appel hors réseau – par exemple, si vous souhaitez faire des appels Connexion Affaires à partir du téléphone de votre chambre d’hôtel – alors, Connexion Affaires appellera d’abord à ce téléphone. Lorsque vous répondrez, Connexion Affaires composera le numéro sortant et connectera l’appel.

(Si vous avez activé la fonction Confirmer la connexion, vous devrez d’abord faire le 1.)

REMARQUES :

  • Les appels en mode Appel hors réseau utilisent les minutes de votre forfait de la voix avec votre fournisseur de services mobiles.
  • Appel hors réseau conserve votre identité Connexion Affaires lors des appels, afin que vos interlocuteurs voient le nom d’appelant Connexion Affaires que vous avez sélectionné.
  • Appel hors réseau peut vous éviter de payer les frais interurbains qui seraient exigés si vous appeliez directement à partir de votre téléphone intelligent, ce qui est particulièrement utile pour les voyageurs internationaux.

Lancement par défaut

Le lancement par défaut dans Paramètres > Paramètres de mon appli mobile vous permet de désactiver Appeler à l’aide du composeur Android et de sélectionner Google Voice comme composeur de préférence (si vous êtes sur une plateforme iOS).

Stockage en nuage

Connexion Affaires de TELUS peut accéder aux documents stockés dans certaines applications de stockage en nuage, comme Dropbox, installées dans votre téléphone intelligent. Appuyez sur Stockage en nuage dans Paramètres > Paramètres de mon appli mobile pour accéder aux fichiers que vous avez stockés en nuage. Vous pourrez désormais faxer des documents directement à partir de ces applications.

Si aucun des services de stockage en nuage pris en charge ne s’affiche, téléchargez et installez l’application d’un de ces services dans votre téléphone intelligent. Une fois installée et activée, l’application et les documents qui y sont stockés devraient figurer à la liste Stockage en nuage de Connexion Affaires.

Default Launching

Cloud Storage

Resynchroniser la boîte de réception

Appuyez sur ce bouton pour resynchroniser tous vos textos, vos fax et vos messages vocaux de votre compte Connexion Affaires en nuage à votre application mobile. Cela est utile si vous pensez que votre application ne reçoit pas les messages ou les messages vocaux que vous attendez. Aucune donnée ne sera perdue durant ce processus (puisque toutes les données sont stockées en nuage).

Re-sync Messages Inbox

Fermer la session

Déconnectez-vous du numéro de téléphone et du poste affichés.

Paramètres du système téléphonique de l’administrateur

La configuration express vous a aidé à configurer votre système téléphonique, vos numéros, l’Auto-réception, les utilisateurs et les groupes. Vous pouvez modifier n’importe lequel de ces paramètres à n’importe quel moment. De plus, en tant qu’administrateur ou titulaire du compte, vous pouvez gérer les paramètres de l’entreprise, des groupes et des utilisateurs à partir des paramètres du système téléphonique de l’application mobile. Ces paramètres, ainsi que ceux de facturation, sont seulement accessibles aux administrateurs. (Les utilisateurs ne voient que les deux entrées sous Utilisateur : Paramètres de mon poste et Paramètres de l’application)

Pour accéder aux paramètres du système téléphonique Connexion Affaire à partir de votre téléphone intelligent, lancez l’application et ouvrez une session.

Appuyez sur Paramètres > Système téléphonique pour voir l’écran à partir duquel vous pouvez gérer les paramètres de l’entreprise, des groupes et des utilisateurs, ainsi que vos téléphones IP de bureau Connexion Affaires de TELUS.

Phone System

Numéros et infos de l’entreprise

Appuyez sur Numéros et infos de l’entreprise pour gérer les numéros de téléphone. Votre compte Connexion Affaires de TELUS comprend un numéro sans frais, un numéro local et un numéro de fax. Chaque utilisateur additionnel reçoit un numéro local et un numéro de poste uniques. Vous pouvez appuyer sur chaque numéro et sur l’identifiant de l’entreprise pour le gérer.

Company Numbers and Info

Lorsque vous aurez obtenu les numéros supplémentaires, vous pourrez retourner à l’écran Numéro de l’entreprise et modifier le type de chaque numéro (voix, fax ou les deux) et les postes ou les utilisateurs associés.

  • Cliquez sur Nom de l’entreprise et modifiez le nom (jusqu’à 15 caractères). Il s’agit du nom d’entreprise que vous avez fourni au moment de la création de votre compte. Il sera ajouté au numéro de téléphone local que vous utilisez pour faire des appels (dans le cas du numéro sans frais, seul le numéro sera affiché). Les changements apportés à l’Afficheur peuvent prendre plus d’une semaine avant d’entrer en vigueur.
  • Voir le Numéro sans frais de l’entreprise; vous ne pouvez pas modifier ce numéro.
  • Voir le Numéro local de l’entreprise; vous pouvez supprimer ce numéro si vous le souhaitez.
  • Voir le Numéro de fax de l’entreprise; les fax sont envoyés par défaut au poste associé au téléphoniste; vous pouvez décider de les envoyer à un autre poste ou supprimer le numéro.

Numéros de poste directs

Faites défiler les numéros de l’entreprise jusqu’à la liste des Numéros de poste directs. Un poste direct est un numéro de téléphone complet à 10 chiffres qu’une personne peut composer pour joindre directement un utilisateur (on peut joindre les autres postes de l’entreprise en appelant au numéro de l’entreprise et en composant le poste à l’invite). Vous pouvez appuyer sur un numéro pour modifier l’information suivante pour les postes directs associés à vous ou à vos utilisateurs :

  • Si le numéro prend en charge la voix et les fax (par défaut), seulement la voix ou seulement les fax.
  • Si les appels à ce numéro sont connectés à un poste (utilisateur ou groupe) ou à l’Auto-réception.
  • Le poste associé à ce numéro.
  • Vous pouvez aussi supprimer ce numéro.

Direct Extension Numbers

Utiliser un numéro existant (transfert et renvoi d’appel)

Vous pouvez transférer des numéros de téléphone existants admissibles de votre fournisseur actuel au service Connexion Affaires de TELUS, et vous pouvez renvoyer les appels d’un numéro existant à un numéro Connexion Affaires.

Pour transférer un numéro existant

Pour transférer un numéro ou un ensemble de numéros à votre compte Connexion Affaires de TELUS, ouvrez une session dans votre compte en ligne et allez à Paramètres > Système téléphonique > Numéros et infos de l’entreprise, et cliquez sur le bouton Utiliser mon numéro existant au bas de la colonne du milieu, puis suivez les directives.

Pour faire le renvoi d’appels

Transférez les appels d’un numéro existant à votre nouveau numéro Connexion Affaires de TELUS. Dans Paramètres > Système téléphonique > Numéros et infos de l’entreprise, allez au bas de la page et appuyez sur le bouton Utiliser mon numéro existant. Appuyez sur Transférer mes appels à Connexion Affaires de TELUS. Entrez le numéro existant pour lequel vous souhaitez configurer le renvoi d’appel, puis suivez les directives détaillées.

Use My Existing Number

Paramètres de l’Auto-réception

Les paramètres de l’Auto-réception déterminent comment les appels entrants sont traités pour votre entreprise.

Allez à Paramètres > Système téléphonique > Auto-réception.

Auto-Receptionist

Heures ouvrables de l’entreprise

À l’écran Auto-réception, appuyez sur Heures ouvrables de l’entreprise.

  • Cochez 24 heures pour que les appels entrants soient traités de la même façon en tout temps, y compris les fins de semaine.
  • Cochez Indiquer les heures pour que les appels soient gérés autrement pendant les Heures ouvrables et Après les heures ouvrables. Dans l’affichage de la semaine, sélectionnez les heures ouvrables pour chacune des journées, ou Fermé.
  • Sélectionnez également votre Fuseau horaire.
  • Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer.

Comment gérer les appels entrants : Messages d’accueil et appels de l’entreprise

Appuyez sur Messages d’accueil et appels de l’entreprise. Vous pouvez décider ici comment accueillir les appelants et acheminer les appels entrants durant et après les heures ouvrables de l’entreprise, ainsi que configurer des règles de gestion des appels avancées.

  1. À l’écran Système téléphonique, cliquez sur Auto-réception.
  2. Appuyez sur Messages d’accueil et appels de l’entreprise.
  3. Sélectionnez l’onglet Heures ouvrables de l’entreprise (si disponible).
  4. Sélectionnez Diffuser le message d’accueil de l’entreprise si vous souhaitez que les appelants entendent un message d’accueil par défaut ou personnalisé. Vous pouvez choisir de jouer le message d’accueil par défaut ou de créer un message personnalisé à l’écran suivant (voir les directives ci-dessous.)
  5. Ou sélectionnez Acheminer directement à un poste pour passer outre l’Auto-réception et connecter les appels directement à un poste en particulier.
  6. Sous Si l’appelant n’entre aucune action, vous pouvez sélectionner Connecter au téléphoniste (poste 0) ou Déconnecter pour déconnecter automatiquement les appelants après que le message d’accueil a joué trois fois sans que l’appelant ait fait quoi que ce soit.
  7. Sélectionnez l’onglet Après les heures ouvrables pour configurer la gestion des appels après les heures ouvrables (si vos heures ouvrables sont configurées à 24 heures, vous recevrez un message contextuel lorsque vous sélectionnerez l’onglet Après les heures ouvrables vous offrant de changer vos heures ouvrables.)
  8. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer.

Message d’accueil de l’entreprise

L’Auto-réception accueille les personnes qui appellent votre entreprise avec un message enregistré. Initialement, votre système téléphonique est configuré de manière à jouer un message d’accueil par défaut dans lequel la fonction Auto-Réception lit le nom du groupe au moyen de la technologie de synthèse de la parole (vous pouvez passer en revue le script de ce message par défaut à l’écran Gestion des appels).

Suivez ces directives pour créer votre propre message d’accueil en utilisant votre téléphone ou en téléchargeant un fichier de message préenregistré à partir de votre ordinateur.

Enregistrer le message d’accueil de votre entreprise au moyen d’un téléphone

  1. À l’écran Système téléphonique, sélectionnez Auto-réception.
  2. Sélectionnez un Utilisateur dans la liste.
  3. À partir de l’écran Info sur l’utilisateur, cliquez sur Gestion et renvoi des appels.
  4. Appuyez sur Message d’accueil.
  5. Sélectionnez Par défaut ou Personnalisé.
  6. Si vous sélectionnez Personnalisé, cliquez sur le bouton Enregistrer.
  7. Dans Appelez-moi au, sélectionnez Numéro de renvoi et choisissez-en un dans le menu déroulant.
  8. Ou sélectionnez Numéro personnalisé, appuyez sur le champ, puis entrez un numéro de téléphone.
  9. Cliquez sur Utilisateurs.
  10. Répétez ce processus pour l’onglet Après les heures ouvrables.
  11. Appuyez sur Terminé.

Poste du téléphoniste de l’entreprise

Sélectionnez un poste qui recevra les appels du téléphoniste (poste 0). Lorsque les appelants font le 0 ou ne composent aucun numéro de poste, le système connecte l’appel à l’employé désigné.

  1. À l’écran Paramètres, appuyez sur Système téléphonique, puis sur Auto-réception.
  2. Appuyez sur Poste du téléphoniste.
  3. Sélectionnez le nom ou le numéro de poste de l’utilisateur qui agira à titre de téléphoniste.
  4. Appuyez sur Enregistrer.

Répertoire de composition par nom de l’entreprise

Le Répertoire de composition par nom de l’entreprise permet aux appelants de trouver le numéro de poste d’un utilisateur ou d’un groupe en épelant son nom à l’aide du clavier du téléphone. Suivez les étapes ci-dessous.

  1. À l’écran Paramètres, appuyez sur Système téléphonique, puis sur Auto-réception.
  2. Appuyez sur Répertoire de composition par nom.
  3. Activez Répertoire de composition par nom.
  4. Comme poste du répertoire, sélectionnez un numéro qui n’est pas déjà utilisé. Celui-ci deviendra le numéro que les appelants composeront pour accéder au répertoire de composition par nom.
  5. Appuyez sur Postes dans le répertoire.
  6. Désélectionnez tous les postes que vous souhaitez exclure du répertoire de composition par nom de l’entreprise. Cette liste comprend les postes des utilisateurs et ceux des groupes.
  7. Sélectionnez le mode de recherche : par prénom ou par nom de famille.
  8. Appuyez sur Terminé.

Lorsque le Répertoire de composition par nom est activé, les appelants entendent un enregistrement leur demandant de composer un poste ou celui du répertoire pour trouver un utilisateur par son nom. Lorsque les appelants composent le poste du répertoire, ils entendent des directives les invitant à utiliser le clavier de leur appareil pour entrer les trois premières lettres du prénom ou du nom de famille de la personne ou du nom du groupe qu’ils souhaitent joindre. Le système les connecte alors avec eux ou leur offre d’autres options s’il y a plus d’un résultat.

Groupes

Dans la nouvelle version de Connexion Affaires de TELUS, les services sont maintenant appelés les groupes.

La fonction Groupes prend en charge les nouvelles fonctions suivantes :

  1. Files d’attente
  2. Système d’annonce
  3. Poste de messagerie seulement
  4. Poste d’annonce seulement

La fonction Groupes vous permet de désigner un groupe d’employés qui a des activités similaires ou qui offre un service similaire.

Avantages

  • Meilleure communication en regroupant les membres occupant des activités semblables au-delà des responsabilités de groupes.
  • Amélioration de l’efficacité des communications au moyen de la nouvelle fonction Système d’annonce, qui diffuse des annonces ou des avis d’urgence à l’échelle de l’organisation ou à certains utilisateurs simultanément.
  • Réduction du nombre d’appels importants manqués en permettant de répondre à un appel à partir de n’importe quel téléphone avec la fonction Lignes partagées.

Files d’attente

Créez une file d’attente pour un groupe si vous souhaitez qu’un groupe d’utilisateurs précis (comme le soutien, les ventes ou la facturation) se partagent les appels entrants.

Chaque file d’attente peut avoir son propre poste ou numéro direct (local ou sans frais). Vous pouvez déterminer des heures ouvrables précises pour chaque file d’attente et configurer les avis par courriel ou texto pour tout appel manqué ou message vocal.

Groups

Ajouter une file d’attente pour un groupe

  1. À partir du menu coulissant, appuyez sur Paramètres > Système téléphonique > Groupes./li>
  2. Appuyez sur le symbole plus (+) à la droite de Files d’attente./li>
  3. Remplissez le formulaire : Attribuez un numéro de poste et un nom de poste à la nouvelle file d’attente du groupe et ajoutez l’adresse de courriel du gestionnaire désigné du groupe de cette file d’attente./li>
  4. Appuyez sur Sélectionner les membres de la file d’attente./li>
  5. Cliquez sur Enregistrer.

Info sur la file d’attente

Dans le menu Groupes, appuyez sur le nom de la file d’attente, puis sur Info sur la file d’attente, où vous pouvez modifier ou ajouter de l’information, au besoin :

  • Modifiez la prononciation du Nom de la file d’attente.
  • Entrez un Numéro de contact pour le groupe.
  • Vérifiez la Disponibilité des membres (selon les heures ouvrables configurées par les membres).
  • Entrez une Adresse pour le groupe.
  • Configurez les Heures ouvrables de la file d’attente du groupe; les appels entrants peuvent être gérés différemment durant les heures ouvrables et après les heures ouvrables.
  • Entrez les Paramètres régionaux.
  • Vous pouvez Renvoyer le courriel de bienvenue qui est envoyé au gestionnaire et aux membres du groupe s’ils n’ont toujours pas répondu à l’invitation initiale. Cette option disparaît lorsque le gestionnaire et tous les membres du groupe ont répondu.
  • Vous pouvez également Supprimer la file d’attente.

Call Queue Info

Disponibilité des membres de la file d’attente du groupe

Call Queue Members Availability

Appuyez sur Paramètres > Système téléphonique > Groupes. Vous trouverez sous le nom de la file d’attente de chaque groupe le nombre de membres Disponibles et Non disponibles pour ce groupe.

Les membres disponibles peuvent répondre aux appels. Les membres non disponibles sont soit au téléphone ou en dehors de leurs heures ouvrables.

Appuyez sur une file d’attente, puis à l’écran Info sur la file d’attente de ce groupe, allez vers le bas et appuyez sur Disponibilité des membres pour voir le nom des membres du groupe qui sont disponibles ou non disponibles.

Disponibilité des membres de la file d’attente et Paramètres de temps d’attente du groupe

Call Queue Wait Times

Allez à Paramètres > Système téléphonique > Groupes, appuyez sur la file d’attente d’un groupe, puis sur Gestion des appels.

Faites défiler l’écran vers le bas et appuyez sur Disponibilité du membre et temps d’attente.

Les options de ce menu déterminent comment les appels entrants du groupe sont gérés, selon la disponibilité des membres du groupe et le temps nécessaire pour être connecté à un membre en particulier.

Voici les options :

  • Le temps d’attente maximal durant lequel un membre du groupe peut répondre à un appel avant que le système passe au prochain membre dans l’ordre de rotation du groupe, en minutes.
  • Temps minimal de conclusion d’un appel avant que le statut de l’agent passe automatiquement à disponible, en secondes. Vous pouvez donner au membre du groupe un peu de temps pour gérer le résultat de l’appel, pour la prise de note par exemple.
  • Temps d’attente maximal à attendre pour un membre disponible avant que l’appel en attente soit transféré au prochain membre. 
  • Nombre maximal d’appelants en attente : Si le nombre d’appelants en attente dépasse le nombre établi, vous pouvez soit envoyer les prochains appelants directement à la messagerie vocale ou déconnecter l’appel après avoir avisé les nouveaux appelants du volume d’appels élevé.

Heures ouvrables de la file d’attente

Les heures ouvrables de votre file d’attente déterminent quand les appels seront acheminés aux membres du groupe et quand les règles après les heures ouvrables entreront en vigueur.

À l’écran Info sur le groupe, appuyez sur Heures du groupe pour accéder à vos paramètres actuels. Sélectionnez 24 heures pour les groupes qui gèrent les appels entrants de la même manière en tout temps. Appuyez sur Indiquer les heures pour établir des jours et des heures précises durant lesquels le groupe peut répondre aux appels. Lorsque vous aurez terminé, appuyez sur Enregistrer.

Message d’accueil de la file d’attente

L’Auto-réception accueille les personnes qui appellent un groupe de votre entreprise. Initialement, votre système téléphonique est configuré de manière à jouer un message d’accueil par défaut, dans lequel l’Auto-réception lit le nom du groupe (au moyen de la technologie de synthèse de la parole), au moment d’établir la connexion entre l’appelant et un membre du groupe. Lorsque cette fonction est désactivée, les appelants sont connectés automatiquement aux membres du groupe en fonction des règles de gestion des appels de l’entreprise.

REMARQUE : Si vous choisissez le renvoi inconditionnel pour les appels après les heures ouvrables ou l’acheminement des appels de ce groupe directement à la messagerie vocale après les heures ouvrables, le message d’accueil après les heures ouvrables de ce groupe ne jouera pas, même s’il est activé.

REMARQUE : Si vous avez précisé les heures du groupe, alors vous pourrez configurer un message d’accueil pour les heures ouvrables et un autre après les heures ouvrables. Si vous n’avez pas précisé d’heures pour le groupe et avez sélectionné 24 heures, un seul message d’accueil jouera en tout temps.

Call Queue Greeting

Allez à Paramètres > Système téléphonique > Groupes, sélectionnez la file d’attente d’un groupe, puis appuyez sur Message d’accueil.

Activez le Message d’accueil de la file d’attente. Appuyez sur Configurer le message d’accueil, puis sur Lire pour écouter le message d’accueil par défaut. Vous pouvez utiliser ce message par défaut (appuyez simplement sur Annuler pour revenir en arrière) ou créer un message Personnalisé.

Pour enregistrer un message d’accueil personnalisé :

  1. Appuyez sur Configurer un message d’accueil, puis sur Personnalisé et sur Enregistrer.
  2. Fournissez au système un numéro de téléphone à appeler ou demandez-lui d’appeler votre numéro de renvoi d’appel (sélectionnez-en un dans le menu déroulant Numéro de renvoi ci-dessous).
  3. Appuyez sur Appeler maintenant.
  4. Cliquez sur Utilisateurs.
  5. À l’écran Message d’accueil de l’utilisateur, un message vous confirmera que votre message personnalisé a bien été reçu.
  6. Pour entendre votre message personnalisé plus tard, accédez à votre compte sur le web.
  7. Appuyez sur Annuler pour retourner à l’écran précédent.

À cet écran, vous pouvez également appuyer sur Numéros bloqués, puis sélectionner une option.

  • Vous pouvez bloquer Tous les appels.
  • Vous pouvez appuyer sur Certains appels et sélectionner : certains numéros, appels ou fax provenant d’appelants non identifiés sur l’Afficheur ou appels de téléphones publics.

Dans chaque cas, vous pouvez choisir le message que les appelants bloqués entendront.

Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Enregistrer.

Appuyez sur Annuler pour sortir des messages d’accueil.

Gestion des appels du groupe

La gestion des appels du groupe comprend l’ordre dans lequel les appels sont transférés aux membres du groupe, la musique qui joue pendant que l’appel est connecté et la disponibilité des membres du groupe et les temps d’attente.

Pour accéder et modifier ces paramètres, appuyez sur Paramètres > Système téléphonique > Groupes et sélectionnez un groupe.

Appuyez sur Gestion des appels.

Gestion des appels du groupe durant les heures ouvrables

Pour gérer l’ordre de réponse des appels par les membres du groupe, appuyez sur Heures du groupe dans le haut de l’écran Gestion des appels.

  • Appuyez sur En rotation pour configurer les appels de sorte qu’ils soient connectés en rotation parmi les membres du groupe.
  • Appuyez sur Simultanément pour configurer les appels de sorte qu’ils sonnent à tous les postes disponibles du groupe en même temps.
  • Appuyez sur Selon l’ordre établi, puis sur Définir l’ordre et déterminer l’ordre en appuyant sur les flèches verticales pour déplacer les membres du groupe dans la liste.
  • Appuyez sur Précédent.
  • Activez Son pendant la mise en communication pour sélectionner la musique qui divertira les gens qui appellent le groupe en attendant la connexion. Vous pouvez choisir parmi une dizaine de styles musicaux. Appuyez sur le type désiré, puis sur Enregistrer.

Gestion des appels du groupe après les heures ouvrables

Appuyez maintenant sur l’onglet Après les heures ouvrables dans le haut de l’écran Gestion des appels. Choisissez parmi les paramètres suivants la façon dont les appels seront gérés en dehors des heures ouvrables que vous avez établies, c’est-à-dire quand personne ne peut répondre aux appels :

  • Faire jouer un message d’accueil et déconnecter
  • Acheminer les appels à la messagerie vocale du groupe
  • Renvoi inconditionnel

Si vous sélectionnez Renvoi inconditionnel, on vous demandera d’entrer un numéro de téléphone. Le système réacheminera tous les appels au numéro précisé et l’emportera sur la configuration de la gestion des appels après les heures ouvrables, comme la messagerie vocale et les messages d’accueil.

REMARQUE : Les paramètres Après les heures ouvrables sont seulement accessibles si vous modifiez le paramètre par défaut (24 heures) du groupe.

Call Queue Call Handling Hours

Gestion des appels du groupe avancée : Règles

Gestion des appels avancée vous permet de créer des règles précises pour le poste d’un groupe en fonction de la date ou de l’heure des appels, du nom de l’appelant ou du numéro appelé. Pour ce poste, ces règles l’emporteront sur vos règles de gestion des appels régulières. Ces règles peuvent être utiles pour des situations spéciales comme les offres promotionnelles et les événements : les clients peuvent appeler au numéro d’un concours et entendre un message spécial ou laisser un message, par exemple; et la règle peut être modifiée ou désactivée à la fin du concours.

Pour créer une Règle pour un groupe en particulier, allez à Paramètres > Système téléphonique, appuyez sur Groupe, puis sélectionnez le groupe en question.

Call Queue Call Handling Advanced

Appuyez sur Gestion des appels, puis sur l’onglet Avancé.

Appuyez sur Ajouter une règle.

Call Queue Call Handling Custom Rule

À l’écran Règle personnalisée, donnez un nom à votre règle, puis sélectionnez les conditions : Date et/ou heure auxquelles l’appel est reçu; le nom de l’appelant sur l’Afficheur ou le Numéro appelé. Vous pouvez combiner ces sélections.

Appuyez sur Suivant.

Si vous avez sélectionné Date et/ou heure comme condition à votre règle, sélectionnez maintenant un horaire hebdomadaire et des heures précises pour chaque jour, selon vos besoins. Ou sélectionnez une plage de dates précise. Puis appuyez sur Précédent, consultez le sommaire de vos conditions, puis appuyez sur Suivant.

Si vous avez sélectionné Nom de l’appelant pour cette règle, vous pouvez entrer un ou plusieurs numéros de téléphone, choisir parmi les noms de votre liste de contacts ou entrer des indicatifs régionaux ou d’autres numéros partiels. Appuyez sur Suivant.

Si vous avez sélectionné Numéro appelé, choisissez le ou les numéros auxquels la règle s’applique. Vous aurez le choix entre le Numéro principal ou l’Auto-réception du groupe.

Call Queue Call Handling Wkly Schedule

Appuyez sur Suivant et choisissez quand appliquer la règle : durant les heures ouvrables, après les heures ouvrables ou toujours.

Sélectionnez maintenant l’action que le système doit faire pour les appels entrants dans le cadre de cette règle :

  • Renvoi d’appel : Configurez ensuite le filtrage des appels, le renvoi d’appel ou la gestion des messages pour ces appels.
  • Prendre les messages seulement pour acheminer les appels à la messagerie vocale. Vous pouvez décider de prendre les messages ou non et vous pouvez personnaliser le message d’accueil de la messagerie vocale.
  • Diffuser une annonce seulement, puis mettre fin à l’appel.
  • Le Renvoi inconditionnel réachemine immédiatement l’appel au numéro sélectionné, en contournant la gestion des appels, y compris les messages d’accueil, le filtrage des appels, la messagerie vocale et le téléphone logiciel.

Vous pouvez également configurer les messages d’accueil et gestion des appels du groupe pour cette règle; sous Messages, sélectionnez un message d’accueil de la messagerie vocale, puis le poste qui recevra les messages générés par l’application de cette règle. Comme vous pouvez le voir, il existe de nombreuses possibilités de programmation dans cette fonction de règle avancée.

Appuyez sur Terminé.

Vous pouvez retourner pour modifier la règle, l’activer ou la désactiver, changer les détails et les conditions, ajouter d’autres règles ou en supprimer une.

Messages ou messages d’accueil de la messagerie vocale du groupe

Ce paramètre est pour le message d’accueil de la messagerie vocale du groupe, qu’entendent les gens qui appellent ce groupe lorsque leur appel est acheminé à la messagerie vocale.

À partir de Paramètres > Système téléphonique > Groupe, appuyez sur le nom de la file d’attente d’un groupe. Descendez et appuyez sur Messages et avis.

Appuyez sur Heures de la file d’attente ou sur Après les heures ouvrables, le cas échéant.

Appuyez sur Messages d’accueil de la messagerie vocale. Lisez ou écoutez le script du message d’accueil par défaut, ou enregistrez un message d’accueil personnalisé.

Call Queue Greeting

Pour enregistrer un message d’accueil pour la messagerie vocale du groupe

  1. Appuyez sur Personnalisé, puis sur Enregistrer.
  2. Fournissez au système un numéro de téléphone à appeler ou demandez-lui d’appeler votre numéro de renvoi d’appel (sélectionnez-en un dans le menu déroulant Numéro de renvoi ci-dessous).
  3. Appuyez sur Appeler maintenant.
  4. Cliquez sur Utilisateurs.

Call Queue Messages and Notifications

Vous pouvez désigner le membre d’un groupe qui recevra les messages vocaux. Par défaut, Connexion Affaires de TELUS enregistre les messages vocaux dans la boîte vocale du groupe.

Call Queue Custom Greeting

Pour désigner un employé comme destinataire des messages, appuyez sur Destinataire des messages, puis sur le nom de l’employé. Lorsque vous aurez terminé, appuyez sur Enregistrer.

REMARQUE : Si vous désignez un membre du groupe comme destinataire des messages, les messages du groupe ne seront plus enregistrés dans la boîte vocale du groupe.

Avis de la file d’attente

Retournez à l’écran Messages et avis, appuyez sur Avis. Ici, l’administrateur ou l’utilisateur peuvent être avisés, par courriel ou texto, de divers événements comme la réception d’un message vocal ou d’un fax, les appels manqués et les messages de résultat de la transmission d’un fax.

Vous trouverez dans le bas de cet écran un bouton pour passer de l’écran De base à l’écran Avancé.

Call Queue Notifications Advanced

À l’écran De base, vous avez le choix d’envoyer les avis par courriel ou par texto. Appuyez sur l’un des éléments pour l’activer ou le désactiver. Faites défiler l’écran vers le bas pour entrer une adresse de courriel pour la réception des avis. Il pourrait s’agir de l’adresse de l’utilisateur, de l’administrateur ou du réceptionniste, par exemple.

Notifications

Toujours dans le bas de l’écran, appuyez sur Ajouter un numéro de téléphone et entrez le numéro de téléphone pour la réception des avis par texto; le numéro de téléphone peut être celui de l’utilisateur, de l’administrateur ou de quelqu’un d’autre; il n’est pas nécessaire que ce soit un numéro Connexion Affaires. Sélectionnez le fournisseur de services pour ce numéro de téléphone, afin que le texto soit envoyé correctement par le système de messagerie de ce fournisseur. Vous pouvez entrer plus d’un numéro de téléphone pour la réception d’avis par texto.

Appuyez sur Enregistrer.

L’adresse de courriel et le numéro de téléphone sélectionnés sont maintenant affichés dans le bas de la page Avis.

Call Queue Notifications Options

Appuyez sur Avancé au bas de l’écran Avis pour voir un autre ensemble d’options et d’avis. À partir de maintenant, vous pouvez appuyer sur Options pour sélectionner une adresse de courriel ou un numéro de téléphone pour chacune des fonctions que vous activez. Pour les avis par courriel, vous pouvez également inclure n’importe quelle pièce jointe et même marquer le message comme reçu dans votre boîte de réception.

Groupes Système d’annonce seulement

Le système d’annonce est une fonction largement utilisée dans de nombreux secteurs, notamment dans les entrepôts, les centres d’expédition, les magasins de détail, les écoles et les hôpitaux.

Le système d’annonce de Connexion Affaires permet aux entreprises de faire des annonces sur divers téléphones de bureau (groupes) et dispositifs d’annonce sur haut-parleur.

Vous ne pouvez pas recevoir d’annonces sur vos appareils mobiles; la fonction Système d’annonce est uniquement offerte sur les téléphones de bureau et les dispositifs d’annonce compatibles.

Comment transmettre une annonce à partir d’un appareil mobile utilisant l’application mobile

Les utilisateurs de l’application mobile autorisés à envoyer des annonces peuvent transmettre des annonces à un groupe d’utilisateurs du système d’annonce connu en composant *84 suivi du #, puis le numéro du groupe et le # de nouveau.

Remarque : L’utilisateur doit d’abord activer la fonction Appel VoIP dans l’appareil utilisant l’application mobile.

Autres paramètres de l’administrateur

Vous trouverez des paramètres réservés aux administrateurs dans Système téléphonique.

L’administrateur peut accéder à tous les paramètres du système téléphonique de l’entreprise dans la section Système téléphonique. Voir Paramètres du système téléphonique réservés à l’administrateur pour de plus amples détails.

Quelques-uns des paramètres réservés à l’administrateur :

  • Seuls les administrateurs peuvent configurer ou modifier les paramètres de l’entreprise.
  • Les administrateurs peuvent créer de nouveaux groupes et modifier les paramètres des groupes actuels. (Les gestionnaires de groupe peuvent modifier leur propre groupe.)
  • Les administrateurs peuvent désigner un autre utilisateur comme administrateur.
  • Seuls les administrateurs peuvent passer en revue, gérer et attribuer les téléphones de bureau de l’entreprise.
  • Les administrateurs peuvent activer l’enregistrement des appels sur demande.

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