Situation

• La dispersion des bases de données dans plus de 100 établissements scolaires nuisait à l’efficacité du système.
• Trois commissions scolaires s’étaient regroupées pour choisir un système centralisé de gestion des étudiants.
• Une des commissions scolaires envisageait même la possibilité de construire un centre de données pour héberger l’application.

Approche

• Le fournisseur de l’application nous a recommandé une solution d’hébergement TELUS.
• La London District Catholic School Board avait déjà une bonne relation avec TELUS, son fournisseur de service Internet.
• L’offre de TELUS a été approuvée par les trois commissions scolaires.

Avantages pour l’entreprise

• Les commissions scolaires partenaires peuvent avoir confiance dans une solution d’hébergement détenue et gérée par un tiers indépendant.
• Les commissions scolaires n’ont plus à s’occuper de la gestion du matériel informatique et des logiciels, ni à embaucher ou former des ressources techniques.
• En se partageant les coûts à trois, les commissions scolaires ont chacune pu réduire considérablement leur investissement initial.
• TELUS garantit l’accessibilité du système. Les enseignants et les administrateurs pourront y avoir accès en tout temps, peu importe où ils se trouvent.

Solution

 La London District Catholic School Board, la Wellington Catholic District School Board et la Brant Haldimand Norfolk Catholic School Board de l’Ontario sont ensemble responsables de l’éducation de plus de 40 000 étudiants. Ces commissions scolaires offrent un large éventail de programmes pour tous les niveaux, de l’élémentaire à la fin du secondaire. Elles administrent au total près de 100 écoles primaires et 14 écoles secondaires.

Jusqu’à tout récemment, chacune de ces écoles avait son propre système de gestion des dossiers des étudiants et sa base de données. Selon Chris Demers, directeur, Technologies de l’information de la London District Catholic School Board, cette approche hautement fragmentée ne permettait pas d’accéder à ce qu’il appelle « des données cohérentes et claires » sur les étudiants et leurs progrès.

Les systèmes de gestion des étudiants haut de gamme peuvent cependant être très chers. D’ailleurs, la London District Catholic School Board avait décidé de construire son propre centre de données pour héberger et gérer les serveurs nécessaires pour soutenir un système centralisé, ce qui allait augmenter davantage les coûts. Pour maximiser leur budget, les trois commissions scolaires ont décidé de partager le nouveau système et émis une demande de proposition aux fournisseurs d’applications.

Après examen des propositions, les trois commissions scolaires ont choisi la solution eSIS d’aal (Administrative Assistants Ltd.) qui offre des fonctions uniques comme celle de personnaliser la gestion de plusieurs arrondissements scolaires. Lors de rencontres ultérieures, aal a recommandé aux commissions scolaires de faire appel à un fournisseur pour l’hébergement de leurs serveurs, au lieu de les acheter et de gérer eux-mêmes la connectivité. Ces dernières ont accepté les recommandations d’aal et lui ont demandé de faire des recherches. Celle-ci leur a recommandé TELUS.

«  TELUS était notre fournisseur de service Internet, explique M. Demers. Nous étions donc contents de cette recommandation. Cela a également plu aux deux autres commissions scolaires qui préféraient que la solution soit gérée par un tiers indépendant.  »

Depuis son lancement, cette solution fonctionne extrêmement bien. Les commissions scolaires ont accès aux données dont elles ont besoin et les enseignants peuvent se connecter au système en ligne, peu importe où ils se trouvent. Cela leur permet de mettre facilement à jour les données des étudiants, comme leurs bulletins, même lorsqu’ils travaillent à la maison. Un réseau privé virtuel (RPV) sera bientôt disponible pour sécuriser davantage l’accès à distance.

Étant donné que les serveurs sont hébergés et gérés par TELUS, les commissions scolaires n’ont pas à s’inquiéter de l’accessibilité. TELUS surveille et entretient les systèmes 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, ce qui permet aux commissions scolaires de libérer leurs ressources techniques qui peuvent alors se concentrer sur des initiatives stratégiques plutôt que sur la gestion quotidienne des systèmes. D’ailleurs, ce partenariat est une telle réussite qu’une quatrième commission scolaire est présentement en négociation pour se joindre au groupe.