Situation

• Le service de courriel est un outil essentiel pour les 200 utilisateurs qui se trouvent partout au pays.
• Certains utilisateurs recevaient jusqu’à 300 pourriels par jour, ce qui coûtait à l’entreprise près de 300 000 dollars par année en temps perdu et en perte de productivité.
• Des courriels valides étaient souvent supprimés par erreur.
• On demandait au service des TI de vérifier les courriels suspects, ce qui les empêchait de se concentrer sur leurs principales fonctions.
• L’évolution constante des virus était également une source d’inquiétude.

Approche

• McLarens a demandé à TELUS, son hébergeur Web, de lui recommander une solution.
• TELUS lui a proposé son service de Messagerie sécurisée qui permet d’éliminer les pourriels par filtrage et de supprimer les courriels infectés par des virus avant même qu’ils n’atteignent les serveurs de l’entreprise.

Avantages pour l’entreprise

• Il n’a pas été nécessaire d’embaucher de nouvelles ressources, nous évitant ainsi une augmentation de la masse salariale du service des TI d’environ 60 %.
• Les utilisateurs sont beaucoup plus productifs maintenant.
• Le service des TI peut maintenant se concentrer sur le soutien aux utilisateurs plutôt que de passer son temps à éteindre des feux.
• La mise à jour des protections antivirus et des logiciels est gérée par TELUS.
• McLarens n’a plus à vérifier s’il y a des charges inutiles sur ses serveurs ou s’il y a assez d’espace sur son disque dur pour recevoir les courriels légitimes.

Solution

McLarens Canada possède des bureaux partout au Canada. Elle offre aux sociétés d’assurance canadiennes une gamme inégalée de services de gestion des risques dans les principaux secteurs de l’assurance de dommages.

Comme beaucoup d’entreprises aujourd’hui, McLarens était assaillie par les pourriels. À tel point que certains des 200 utilisateurs de l’entreprise pouvaient recevoir jusqu’à 300 pourriels par jour. Si chaque utilisateur ne passait que 20 minutes par jour pour s’en occuper, à un taux horaire moyen de vingt dollars, cela représentait pour l’entreprise un coût annuel de plus de 300 000 dollars. Qui plus est, il arrivait aux utilisateurs de McLarens de supprimer des courriels valides par erreur et de transférer des courriels suspects au service des TI aux fins de vérification. Ce qui détournait l’attention des membres de ce service déjà fort occupés à gérer les charges non nécessaires sur le serveur de courriel de l’entreprise.

Les serveurs de McLarens étaient déjà colocalisés dans un centre de données Internet de TELUS où ils étaient gérés par les ressources TI de l’entreprise, TELUS procurant la sécurité physique. Il était donc logique de faire appel à TELUS pour les problèmes de pourriels et pour une protection antivirus. «  Nous avons demandé à TELUS de nous trouver un produit qui allait résoudre nos problèmes, explique Don Cortell, le directeur des TI de l’entreprise. Je m’attendais à ce qu’elle me propose une solution à installer sur notre serveur. Bien sûr, cela signifiait que si notre serveur avait un problème, nos courriels ne seraient plus sécurisés, mais je ne connaissais pas les solutions d’hébergement. Lorsque TELUS nous a recommandé le service de Messagerie sécurisée, j’étais très satisfait de ce qu’elle me proposait.  »

Aujourd’hui, tous les courriels adressés à n’importe quel membre du personnel de McLarens sont d’abord interceptés par TELUS et vérifiés pour nous protéger contre les pourriels et les virus. « Tout ce qui entre dans la catégorie du pollupostage ne rejoint même plus nos serveurs, explique M. Cortell. J’ai réduit l’espace d’entreposage nécessaire et mes utilisateurs sont beaucoup plus productifs. Au lieu d’avoir à vérifier chacun des pourriels reçus, ils obtiennent un rapport qui leur présente exactement ce qui leur a été adressé et ce qui a été intercepté par le service. De plus, je n’ai plus à m’inquiéter des virus car je sais qu’il y a trois scanneurs de virus qui vérifient chacun des courriels et que TELUS met régulièrement ses systèmes à jour pour contrer les nouvelles menaces. »

Grâce à ces services, les utilisateurs de McLarens ne perdent plus de temps. Ils sont plus productifs et peuvent abattre plus de travail chaque jour. Pour M. Cortell, les avantages sont encore plus évidents. «  Un des aspects importants, du point de vue technique, est l’espace disponible sur le disque dur, explique-t-il. Maintenant, même si un pourriel est adressé aux 200 utilisateurs, je n’ai plus à m’inquiéter ou à me demander si j’ai assez d’espace mémoire pour les imprévus.  »

La solution ne demande presque pas d’intervention de la part de McLarens. Il a fallu environ 20 minutes à M. Cortell pour établir le service la première fois. Depuis, il s’est probablement connecté cinq minutes en tout pour établir de nouveaux utilisateurs. Comme il n’était plus nécessaire d’embaucher des personnes pour s’occuper uniquement de la gestion des courriels, le service a épargné un montant considérable. M. Cortell croit que pour gérer les pourriels à l’interne, il aurait fallu embaucher du personnel additionnel et accroître la masse salariale de près de 60 %. Et surtout, les membres du service des TI peuvent maintenant privilégier une approche proactive au lieu de passer leur temps à régler des problèmes de pourriels et de virus. «  Plusieurs de nos services doivent être exécutés rapidement, explique-t-il. Nos clients veulent connaître l’état de leur dossier, mais si mon personnel et mes utilisateurs passent leur temps à régler des pourriels, ils ne répondent pas aussi rapidement aux clients. Grâce à ces mesures, nos utilisateurs peuvent se concentrer sur leurs tâches et fournir des rapports plus rapidement aux clients. La productivité a fait un bond à tous les niveaux  ».