Situation

• Les membres du personnel de la municipalité régionale de Durham en Ontario étaient répartis dans plusieurs édifices comportant peu de grandes salles de réunion.
• La municipalité régionale a donc décidé de construire des bureaux municipaux totalisant une superficie de 300 000 pieds carrés.
• Il fallait intégrer dans l’édifice un vaste système audiovisuel qui serait disponible dans la salle du conseil, les salles de réunion, les cours des infractions provinciales et les corridors à l’extérieur des cours.

Approche

• Le contrat du constructeur prévoyait un budget pour le système et l’équipement audiovisuels.
• Le constructeur a embauché un consultant qui travaillerait avec eux et avec les ressources de la municipalité régionale pour élaborer une demande de proposition.
• La demande de proposition décrivait les exigences fonctionnelles et demandait aux soumissionnaires de faire des recommandations détaillées.
• Après avoir pris en considération le prix, les critères de conformité et l’expérience des soumissionnaires dans le domaine, le comité a trouvé que les solutions de collaboration de TELUS convenaient le mieux à leurs besoins.

Avantages pour l’entreprise

•  Les réunions du conseil et des comités peuvent être diffusées en direct par le réseau de câbles de l’édifice.
• Les réunions du conseil et des comités peuvent être suivies par les membres du personnel sans qu’ils n’aient à se déplacer.
• Les différents services n’ont plus besoin d’emprunter, d’acheter ou d’entretenir du matériel.
• Le temps de mise en place dans les salles de réunion est négligeable puisque le matériel est déjà installé et ajusté.
• Les utilisateurs finaux non spécialisés ont été impressionnés par la facilité avec laquelle ils ont pu utiliser tous les systèmes, une utilisation simplifiée par les commandes tactiles.

Solution

La municipalité régionale de Durham se trouve immédiatement à l’est de la ville de Toronto et fait partie de la région du Grand Toronto. Comptant plus de 500 000 habitants, elle est gouvernée au niveau local par huit municipalités et au niveau régional par le conseil régional de Durham.

Lorsque la municipalité régionale a commencé à planifier ses installations de 300 000 pieds carrés pour abriter ses locaux administratifs à Whitby, un budget important avait été prévu pour les systèmes audiovisuels de l’édifice. Ils comprenaient des systèmes pour la salle du conseil de 5 000 pieds carrés, pour les cours provinciales totalisant 20 000 pieds carrés et pour les nombreuses salles de réunion de l’édifice.

Le constructeur du projet a embauché un consultant pour l’aider, lui et des membres du personnel de la municipalité régionale, à élaborer une demande de proposition. Parmi les soumissions proposées, ce sont les solutions de collaboration de TELUS qui ont été recommandées et approuvées. «  En nous basant sur le prix, les critères de conformité et l’expérience de TELUS dans le domaine, nous avons conclu que c’était la proposition qui nous convenait le mieux  », explique Ron Blakey, directeur de la municipalité régionale, Administration et planification stratégique, Services d’information.

Dans la salle du conseil, TELUS a installé un système de micros pour les délégués afin que tous les discours et toutes les questions puissent être clairement entendus. Il y a deux projecteurs vidéo et des écrans de chaque côté des sièges du président du conseil et du greffier. On peut y projeter des présentations en format PowerPoint et des vidéos; on peut même y projeter deux présentations différentes simultanément si on le souhaite. Cet équipement est contrôlé par un système de commutation et un processeur numérique. De plus, une caméra vidéo permet de diffuser les réunions du conseil par le réseau de câbles de l’édifice. Un employé du service des TI de la municipalité régionale gère ces systèmes lors de chaque réunion. «  Le niveau de contrôle est incroyable  », affirme M. Blakey.

La salle de réunion de 100 sièges est également équipée d’une caméra vidéo, ce qui permet aux autres membres du personnel de suivre les réunions grâce au système de diffusion ciblée intégré. «  Auparavant, pour assister aux réunions des comités, il fallait se déplacer  », explique M. Blakey. «  Aujourd’hui, les membres de notre personnel peuvent assister aux réunions sur le système de diffusion par caméra. Cela permet une augmentation indéniable de la productivité.  » Or, pour l’instant, les employés doivent quand même quitter leur bureau pour voir cela sur un écran de télévision, c’est pour cette raison que M. Blakey pense modifier le système pour y intégrer la technologie IP. Cela permettrait à son service de transmettre les réunions en continu sur les ordinateurs de bureau de l’ensemble de l’édifice et possiblement sur Internet plus tard.

L’édifice comporte de plus petites salles de réunion d’une capacité de 20 à 25 personnes ou de 45 à 50 personnes. La municipalité régionale possède un système de vidéoconférence et toutes les salles de réunion sont équipées pour utiliser le matériel de téléconférence Polycom. De plus, elles sont munies de projecteurs vidéo, de systèmes audio, d’écrans rétractables et d’un système d’éclairage qui peuvent être contrôlés facilement à l’aide d’écrans tactiles. «  Les gens utilisent les systèmes de projection pour leurs présentations PowerPoint surtout  », souligne M. Blakey. «  Auparavant, la plupart des services avaient leur propre projecteur portatif. Mais si deux personnes avaient besoin du projecteur au même moment, un d’eux devait aller en emprunter un. Disons qu’il ne serait pas exagéré de dire que tous ceux qui utilisent l’équipement sont vraiment impressionnés.  »

Pour ce qui est des salles d’audience, les trois plus grandes salles sont équipées de systèmes d’enregistrement et de systèmes audio qui permettent aux personnes présentes d’entendre les délibérations. Les deux petites salles sont équipées d’un système d’enregistrement complet. Toutes les salles d’audience ont des microphones d’appel connectés à un système de diffusion publique lié à des haut-parleurs de plafond placés dans les corridors pour informer les personnes qui attendent à l’extérieur.

Le Centre régional des opérations d’urgence se trouve également dans le nouvel édifice et son personnel d’urgence comprend des cadres supérieurs des bureaux régionaux, le service de police de la municipalité régionale de Durham et d’autres partenaires désignés de la collectivité. TELUS a équipé ce bureau avec un système à deux projecteurs vidéo, un système audio et une interface sur mesure. Un système de cartographie interactif permet au personnel de voir les secteurs touchés sur une unité tandis que l’autre unité reste disponible pour les plans d’intervention, le suivi des médias ou tout autre besoin multimédia. «  Étant donné que nous avons deux centrales nucléaires à Durham, notre plan d’urgence est vaste », affirme M. Blakey. « La fonctionnalité de la salle améliore l’efficacité de ceux qui ont à prendre des décisions.  »

De la conception à la mise en œuvre, en passant par le soutien quotidien, M. Blakey a été très impressionné. «  Le gestionnaire de projet de TELUS était très compétent et très coopératif. Nous avons été très satisfaits de cette expérience et continuerons à faire appel à TELUS pour d’autres projets.  »