Situation

• BEL-FAST Printers, une entreprise spécialisée dans l’impression d’enveloppes, exploitait Microsoft^® Exchange Server pour permettre à ses employés éloignés d’accéder à leurs courriels, ainsi que pour le partage des calendriers et des listes de contacts.
• L’entreprise gérait et administrait l’application.
• Les coûts surpassaient les avantages.

Approche

• Lors de la consultation, le chargé de compte de TELUS a recommandé à l’entreprise Microsoft^® Exchange géré par TELUS.
• BEL-FAST avait déjà pensé à une solution hébergée.
• TELUS lui a offert la bonne solution au bon prix.

Avantages pour l’entreprise

• Des économies immédiates de plus de 25 %, soit plus de 30 000 $, en heures de main-d’œuvre qui étaient avant consacrées à l’administration de la solution à l’interne.
• Des économies additionnelles de 15 % sur le plan des coûts fixes liés au matériel, au câblage, aux mises à jour et à l’entretien.
• Une productivité accrue grâce à l’ajout de Microsoft^® Sharepoint géré par TELUS.
• L’entreprise a davantage confiance en ses solutions, sachant qu’elles seront toujours disponibles.

Solution

BEL-FAST Printers de Montréal se spécialise dans l’impression lithographique d’enveloppes standard et personnalisées. L’entreprise est mue par l’innovation et utilise les dernières technologies d’impression pour garantir un produit de qualité et une efficacité accrue. Ses clients, dont plusieurs entreprises nord-américaines de première importance et des agences de publicité et de marketing direct, sont exigeants et dépendent de BEL-FAST pour offrir un service constant. En conséquence, les employés de BEL-FAST doivent être en mesure de répondre rapidement aux demandes des clients.

«  Il nous fallait un moyen simple pour accéder à distance aux services de courrier électronique et d’échange, car nous avons des employés à l’interne et à l’externe qui doivent être au courant de ce qui se passe où qu’ils soient  », déclare le directeur général Keith Fisher. Pour fournir cet accès à ses employés, BEL-FAST utilisait Microsoft^® Exchange Server à l’interne. Toutefois, l’application commençait à exiger une bande passante plus importante. BEL­FAST ne pouvait en assumer les coûts par elle-même. La nécessité d’être opérationnelle 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, exigeait de la part de BEL-FAST des niveaux de redondance et une qualité de service supérieurs, ce qui aurait augmenté considérablement les coûts de l’entreprise. Celle-ci a donc décidé de chercher un fournisseur capable d’héberger le service.

En cherchant le fournisseur idéal, BEL-FAST a entendu parler par son représentant TELUS de Microsoft^® Exchange géré par TELUS. Après plus de huit ans de partenariat avec TELUS pour ses services téléphoniques et de télécopieur, BEL-FAST avait une grande confiance en TELUS. Lorsque cette dernière lui a présenté ce que M. Fisher appelle «  une solution très attrayante en matière de coûts  », la décision était facile à prendre. «  Nous savions que nous ne pouvions pas garantir un temps de disponibilité 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, comme le fait TELUS, et nous savions que nous ne pouvions pas offrir cette disponibilité au même coût  », a-t-il ajouté.

BEL-FAST a opté pour Microsoft^® Exchange géré par TELUS vers la fin 2005. L’entreprise a également choisi Microsoft^® Sharepoint géré par TELUS pour faciliter la gestion des documents et le partage des fichiers pour ses employés et ses clients par l’intermédiaire d’un portail Web sécurisé. « Tout fonctionne à merveille », poursuit M. Fisher. « Nous n’avons eu aucun problème depuis la mise en œuvre. Cette solution nous procure une gamme étendue de services, surtout pour les personnes qui travaillent de chez elles ou en dehors du bureau. »

Et surtout, les services de TELUS ont réduit les coûts des TI de BEL-FAST de façon importante. Fisher estime que sur une base annuelle, l’entreprise économise de 25 à 30 % en coûts de main-d’œuvre, heures que les employés consacraient à l’administration du système. Cela se traduit par des économies réelles de 35 000 à 40 000 $. À cela s’ajoutent 15 % d’économies sur le coût de l’équipement, des câbles et des mises à niveau, ainsi qu’un montant supplémentaire de 5 000 à 10 000 $ qui est réinvesti dans les activités de base de l’entreprise. «  Le système fonctionne très bien et je n’ai plus à m’en soucier », dit M. Fisher. « Pour une entreprise comme la nôtre, c’était la décision la plus sage à prendre.  »