Situation

• CIM, l’un des principaux fournisseurs tiers de services de vente et de marketing,emploie320 personnes dans ses bureaux de Toronto, de Montréalet de NewYork, ainsi que 1 500 à 2 000 représentants sur le terrain en Amérique du Nord.
• La garantie du système PBX de CIM arrivait à échéance et l’entreprise devait le mettre à jour ou le remplacer.
• Les effectifs très dispersés de CIM doivent être disponibles en tout temps et en tout lieu, et être capable de collaborer avec le personnel de bureau et les clients, et ce, à tout moment.
• CIM possédait une installation interne d’audioconférence qui, bien souvent, n’arrivait pas à satisfaire la demande.

Approche

• CIM est cliente de TELUS depuis longtemps et elle connaissait TELUSIP-OneInnovation, une solution virtuelle de téléphonie IP.
• Après avoir travaillée avec TELUS à comparer les frais découlant de l’obtention de la solution IP-OneInnovation etde son implantation à ceux reliés à sa solution interne,CIM a opté pour IP-OneInnovation.
• En plus des économies prévues à long terme,CIM a été impressionnée par les fonctions d’IP-OneInnovation et par la facilité avec laquelle cette dernière peut être intégrée à l’intranet de l’entreprise.
• Tout au long de l’implantation,une équipe attitrée de TELUS a travaillé en étroite collaboration avec CIM.
• Depuis, CIM a également opté pour d’autres services d’hébergement TELUS, afin de satisfaire ses besoins en matière de transmission de données.

Avantages pour l’entreprise

• Les puissantes fonctions Trouvez-moi et Suivez-moi d’IP-OneInnovation permettent aux clients et aux collègues de joindre plus facilement les employés, où qu’ils soient.
• Tous les messages vocaux, les courriels et les télécopies sont gérés de manière intuitive dans la même boîte de réception, pour permettre de gagner du temps et d’augmenter la productivité.
• Le portail Web d’IP-OneInnovation permet aux employés de facilement configurer leur service et de gérer toutes leurs communications, où qu’ils soient.
• Les audioconférences peuvent être réservées à l’avance ou être utilisées à l’improviste et quelques cliques suffisent pour inviter desparticipants.
• Les frais d’interurbain de CIM ont grandement diminué, puisque tous les appels à l’interne sont maintenant considérés comme des appels locaux.
• Au lieu d’utiliser des cartes d’appel, les employés peuvent accéder aux numéros et aux fonctions de leur appareilIPOneInnovation à partir de n’importe quel téléphone, au moyen d’un numéro sans frais.
• Les employés en déplacement peuvent utiliser n’importe quel téléphone dans n’importe quel bureauCIM pour accéder à toutes leurs fonctions.
• Les employés peuvent facilement changer de bureau, du moment qu’ils ont leur appareil avec eux.
• Un rapport complet permet à l’équipe de direction de s’informer de toutes les utilisations téléphoniques.

Solution

CIM est l’un des principaux fournisseurs tiers de services de vente et de marketing. Cette entreprise est reconnue comme l’une des « 50 sociétés les mieux gérées au Canada ». CIM fournit des solutions intégrées aux clients qui augmentent leur RCI, en concevant de bonnes stratégies et de bons programmes qui maximisent les connexions entre les consommateurs et les vendeurs au point de vente d’influence « Thelast3Feet™  ».CIM est une agence qui offre des services complets (stratégie de la marque, matériel visuel, offres promotionnelles,marketing expérientiel,ventes, marchandisage et gestion de l’information) à certaines des entreprises et des marques les plus connues au monde.CIM emploie plus de 320 personnes dans ses bureaux deToronto, de Montréal et deNewYork, ainsi que 1 500 à2 000 représentants sur le terrain.

CIM a toujours possédé et géré un système PBX traditionnel. Cependant, la garantie de leur dernier PBX arrivait à échéance et l’entreprise devait choisir entre mettre à jour son système ou le remplacer.CIM a donc commencé à considérer ses options, tout en portant un intérêt particulier à la téléphonie IP. Étant cliente de TELUS depuis longtemps, elle savait que TELUS offrait des solutions de téléphonie IP, elle a donc demandé plus d’information.

« Plus nous avancions, plusTELUS IP-One Innovation semblait être la solution idéale pour notre entreprise, affirme Sunil Patel, cadre supérieur, Ingénierie des TI à CIM. Il s’agit d’un système entièrement hébergé et virtuel, que nous n’avions pas à gérer. De plus, étant donné que le système fait partie de la grande infrastructure de TELUS, la disponibilité des ports d’audioconférence ne pouvait qu’être meilleure que celle de notre système interne, où les ports étaient toujours occupés. »

En travaillant en étroite collaboration avec TELUS,CIM a analysé ce que lui coûteraient l’acquisition et l’implantation d’IP-One Innovation par rapport à l’achat et à la gestion d’une solution interne. « Nous en sommes venus à la conclusion qu’il serait mieux d’opter pour TELUSIP-One », ajoute Patel. Mais le coût d’acquisition n’était pas le seul facteur à influencer leur décision.CIM était également très impressionnée par les fonctions offertes par TELUS IP-One Innovation.

Par exemple, lorsqu’une personne appelle un employé à son numéro habituel, alors qu’il est absent du bureau et sur la route, la fonction Trouvez-moi, Suivez-moi peut l’appeler à de multiples téléphones,simultanément ou en séquence, jusqu’à ce qu’elle le trouve.Les employés qui sont à l’extérieur, dans un endroit donné, peuvent également utiliser un téléphone ordinaire et le convertir en extension du réseau IP-One

Innovation de l’entreprise, avec toutes les fonctions dont ils bénéficient habituellement. Cela permet aux employés de prendre temporairement n’importe quel téléphone dans n’importe quel bureau CIM et de continuer à travailler ou de convertir leur téléphone de maison en appareil IP-One Innovation semblant faire partie, de l’extérieur, du système du bureau.

Il s’agit d’une grande amélioration pour CIM, par rapport à sa solution précédente, où les représentants devaient utiliser des cartes d’appel pour répondre à leurs besoins en matière de communications.« Ce n’était pas centralisé, observe Patel. Nous devions réunir tous les frais manuellement chaque mois. Maintenant nous avons une fonction qui établit des rapports automatiquement, ce qui facilite énormément nos processus et représente un grand avantage. »

IP-One Innovation rassemble tous les messages vocaux, les courriels et les télécopies d’un utilisateur dans une seule boîte de réception, afin d’en simplifier la gestion et d’augmenter la productivité. Toutes ces fonctions sont faciles d’accès et sont gérées par l’utilisateur à même le portail Web d’IP-One Innovation. Les audioconférences sont faciles à préparer, qu’elles aient été prévues à l’avance ou qu’elles aient lieu à l’improviste. Les employés accèdent à la fonction sur le portail Web et invitent les participants en cliquant simplement sur leur nom dans le répertoire.

Les déménagements, les modifications et les ajouts peuvent être gérés par le personnel à l’interne, sans avoir recours à des techniciens dispendieux. « Si les gens changent de bureau, ils n’ont qu’à amener leur téléphone avec eux »,explique Patel. Le poste des nouveaux employés peut être aménagé rapidement et facilement par l’administrateur de système de l’entreprise. Pas besoin de nouveau câblage ou de modifications compliquées dans la programmation.

Finalement,CIM économise beaucoup sur les frais d’interurbain.« Tous les appels effectués sur le système sont considérés comme des appels locaux, lance Patel. Nous pouvons appeler à Montréal de Toronto, Montréal peut nous appeler, un représentant à Vancouver peut en appeler un autre à Los Angeles, le tout, gratuitement. »

Étant donné le succès de leur système de la voix hébergé et géré et de ses avantages pour les clients et les employés,CIM a décidé de transférer une partie de sa gestion de données à TELUS. « L’équipe d’implantation d’IP-One, le gestionnaire de projet et les techniciens nous ont grandement simplifié la vie, affirme Patel. Maintenant nos services de la voix et de transmission de données sont à TELUS. Certaines de nos solutions sont colocalisées et cogérées. Tout se déroule sans heurts. »