Situation

• Hamilton Health Sciences (HHS) avait déjà implanté et stabilisé son système de gestion des ressources humaines (RH) et l’application PeopleSoft et voulait se concentrer sur le développement d’activités RH stratégiques visant à soutenir ses priorités, soit celles d’offrir des soins de classe mondiale pour ses patients, des services éducatifs en matière de santé et des services de recherche.
• HHS voulait également réduire les risques à long terme liés au maintien de systèmes administratifs RH.
• HHS cherchait un partenaire qui pourrait compléter ses besoins et lui fournir une solution qui lui permettrait de se concentrer sur des initiatives RH de pointe visant non seulement à attirer et à retenir les meilleurs talents du secteur des soins de santé au Canada, mais à accroître son bassin de candidats.

Approche

• HHS a émis une demande de proposition.
• Parmi les six soumissionnaires, seule TELUS répondait à tous les critères et avait de l’expérience avec les produits de PeopleSoft en matière de soins de santé.
• HHS estimait que TELUS, en plus d’être reconnue pour la rigueur de ses processus, constituait un atout au chapitre de la continuité des affaires.
• On proposait que HHS conserve sa licence pour PeopleSoft et que 73 employés de HHS soient engagés par TELUS pour s’occuper de la gestion de la paie, du recrutement, de la rémunération, des avantages sociaux et des services de santé et de sécurité au travail, en plus de mettre à niveau et d’entretenir le logiciel et les infrastructures matérielles qui soutiennent la prestation quotidienne de ces services.

Avantages pour l’entreprise

• HHS peut prévoir le coût de ses services RH pour les 15 prochaines années.
• HHS reçoit des services RH en fonction d’ententes mutuelles sur les niveaux de service, lesquelles prévoient une responsabilisation sur le plan commercial.
• TELUS fournit à HHS des renseignements sur les meilleures pratiques et sur diverses analyses et lui permet de tirer parti de la réingénierie des processus d’affaires.
• TELUS est en mesure d’offrir à HHS le meilleur plan de reprise après sinistre de sa catégorie.
  • Les renseignements et la formation en RH que reçoivent les membres du personnel de HHS qui ont été engagés par TELUS permettent à ces derniers de suivre des parcours de carrière qui n’auraient pas été possibles auparavant, les services RH n’étant pas la priorité des organismes de soins de santé.
• Les gestionnaires RH de HHS ont maintenant plus de temps pour élaborer des stratégies visant à relever les nouveaux défis que présente l’effectif actuel.
• Un centre d’excellence établi au cœur du centre-ville d’Hamilton permet à HHS de soutenir les initiatives communautaires de cette ville.
• Ensemble, HHS et TELUS élaboreront des solutions novatrices qui pourront être proposées à d’autres.

Solution

Plus de 2,3 millions de résidents de la ville d’Hamilton et des régions périphériques du centre-sud de l’Ontario comptent sur les cinq hôpitaux et le centre anticancéreux qui forment Hamilton Health Sciences (HHS) pour obtenir des soins de santé intensifs et spécialisés.
La plupart des résidents seraient certainement d’accord avec Murray T. Martin, président et directeur général de HHS, lorsqu’il affirme que : « Ce sont
les membres du personnel de nos hôpitaux qui font de ces endroits des lieux exceptionnels ».

HHS emploie plus de 10 000 personnes. Son service des Ressources humaines est par conséquent reconnu comme étant spécialisé dans
la prestation d’une multitude de services RH. « La première implantation du logiciel PeopleSoft a été effectuée en 1999. Depuis, il a été
mis à niveau une fois pour que HHS puisse tirer parti des meilleures technologies disponibles et offrir aux membres de son personnel des renseignements et des services RH de qualité supérieure, affirme Gayle Holmes, vice-présidente adjointe, Ressources humaines. À la suite de cet investissement, nous avions constaté à quel point l’extraction de renseignements importants pouvait aider la prise de décisions organisationnelles. HHS était prête à relever davantage le niveau de service des RH. »

Même si elle se savait en mesure d’y arriver toute seule si nécessaire, HHS a préféré trouver un partenaire qui pourrait
voir au côté « pratique ». Cela lui permettrait de se concentrer sur les activités RH stratégiques. « Parmi tous les soumissionnaires qui ont répondu à notre demande de
proposition, seule TELUS Solutions de sourçage répondait à tous nos critères », explique Gayle Holmes. Avec plus de 29 000 membres au sein de son équipe, TELUS est un important employeur. Elle compte déjà parmi ses clients la région sanitaire de Calgary qui procure des services similaires à HHS dans le secteur des soins de santé et qui utilise le logiciel PeopleSoft comme plateforme pour ses services RH.
« TELUS constituait un atout au chapitre de la continuité des affaires, la rigueur étant de mise pour les sociétés de télécommunications, explique Gayle Holmes.
Ajoutez à cela sa marque distinctive, son service de marketing et sa relation avec PeopleSoft, et disons que grâce à TELUS, nous étions dans une position de négociation
bien meilleure que n’aurait pu l’espérer un hôpital qui négocie avec une société spécialisée dans les technologies de l’information. »

En vertu de ce partenariat, HHS devient la vitrine de TELUS Solutions de sourçage en Ontario. HHS a conservé sa licence pour PeopleSoft et 73 employés de HHS ont été engagés par TELUS pour s’occuper de la gestion de la paie, du recrutement, de la rémunération, des avantages sociaux et des services de santé et de sécurité au travail, en plus de mettre à niveau et d’entretenir le logiciel et les infrastructures matérielles qui soutiennent la prestation quotidienne de ces services. TELUS et HHS travailleront également ensemble pour élaborer, mettre à l’essai et évaluer des solutions RH novatrices qui pourront être offertes à d’autres organismes du secteur de la santé et du secteur public élargi.

« Pour ce qui est de HHS, explique Gayle Holmes, la composante stratégique des processus opérationnels en matière de RH s’arrête là. Nous ne nous occupons plus des composantes transactionnelles et autres de la prise de décision. Bien sûr, nous voulons toujours savoir ce qui est fait et connaître les résultats, mais nous n’avons plus besoin de savoir comment tout cela est exécuté. » TELUS est aussi chargée d’effectuer un suivi des meilleures pratiques du secteur et de faire des recommandations aux fins d’amélioration. En plus d’avoir plus de temps à consacrer à l’élaboration de stratégies plutôt qu’aux transactions quotidiennes, Gayle Holmes aura l’information et les analyses d’experts dont elle a besoin pour planifier son effectif et faire face à différents problèmes, comme le vieillissement de la population. « Les soins de santé constituent un service essentiel et il est de notre responsabilité de voir à ce qu’ils continuent à être offerts aux générations futures. Je suis heureuse d’avoir un partenaire qui me permet de me concentrer sur l’élaboration de stratégies visant à attirer et à retenir les meilleurs talents, et à augmenter notre bassin de candidats dans cet environnement hautement concurrentiel qui affiche une baisse de la population active. »

Du point de vue strictement financier, ce partenariat va stabiliser les coûts des services RH de HHS pour les 15 prochaines années. « Nous n’aurons plus de surprise », souligne Gayle Holmes. Il y a un autre avantage : « Nous nous réjouissions à l’idée de transférer des postes au cœur du centre-ville d’Hamilton. Cela s’inscrit bien dans le cadre de nos initiatives communautaires. Avoir un partenaire comme TELUS là-bas est magnifique pour tout le monde. »