Situation

• Chaque année, environ 2 500 étudiants de l’université de Calgary suivent un cours d’informatique pour débutants.
• Le cours est obligatoire pour les 600 étudiants de l’école de commerce Haskayne de l’Université de Calgary et doit leur permettre d’acquérir des bases solides pour les cours suivants.
• L’école de commerce Haskayne travaillait avec le département d’informatique au remaniement du cours afin d’améliorer l’expérience d’apprentissage des étudiants.

Approche

• Ron Murch, chargé de cours principal à l’école de commerce Haskayne, a été invité à essayer l’outil d’autoévaluation Valeur commerciale des solutions de communication intégrées (BVIC) de TELUS.
• Il a décidé d’évaluer le projet de remaniement du cours.
• En plus de recevoir les principaux résultats, M. Murch désirait un rapport personnalisé complet.
• Deux représentants de TELUS ont présenté le rapport à M. Murch en personne, ce qui lui a donné la possibilité de discuter des résultats et de les confirmer.

Avantages pour l’entreprise

• Les questions posées dans l’outil d’autoévaluation ont amené M. Murch et l’école Haskayne à réfléchir davantage aux partenaires participant au projet, tels que le département d’informatique, le département des TI de l’université, Microsoft Canada et d’autres ressources administratives de l’université.
• L’école a réalisé que les étudiants étaient des partenaires importants plutôt que de simples utilisateurs du cours.
• En conséquence, certains aspects du cours ont été réévalués et retravaillés pour améliorer davantage les résultats d’apprentissage.
• L’école avait également pensé aux étapes qui allaient suivre une fois le projet terminé.

Solution

Lorsque Ron Murch, chargé de cours principal à l’école de commerce Haskayne de l’Université de Calgary a été invité à essayer le nouvel outil d’autoévaluation Valeur commerciale des solutions de communication intégrées (BVIC) de TELUS, il ne demandait pas mieux. Basé sur une étude approfondie de plus de 200 entreprises de toutes tailles effectuée par IDC, l’outil permet à l’utilisateur d’évaluer un projet technologique, qu’il soit en cours de planification, de mise en œuvre ou terminé, afin de déterminer la valeur stratégique qu’il peut apporter. « Le fait qu’IDC intervienne dans la conception de l’outil m’a mis en confiance, déclare M. Murch. Le test m’a intrigué. J’enseigne les technologies de l’information dans le cadre du MBA et du Baccalauréat en commerce depuis environ 25 ans, et l’un des aspects les plus difficiles avec les projets hautement technologiques est de savoir à l’avance s’ils en valent la peine. C’est là une question très épineuse. Comment savoir qui tire parti du projet, quelle est sa valeur ajoutée et comment nous assurer que cette valeur est exploitée? »

À l’époque, M. Murch faisait partie d’une équipe qui travaillait au remaniement d’un cours d’informatique visant à y ajouter plusieurs exercices pratiques et modules d’apprentissage en ligne. Le cours est suivi par environ 2 500 étudiants de l’université chaque année. Il est obligatoire pour tous les 600 étudiants de l’école de commerce Haskayne et doit leur permettre d’acquérir des bases solides pour les cours suivants. Il est donc particulièrement important de s’assurer que le projet permet d’obtenir les résultats d’apprentissage escomptés.

« Lorsque j’ai parcouru la liste des questions, j’ai su, par mon expérience d’enseignant, que les points soulevés étaient importants et devaient être étudiés attentivement », ajoute M. Murch. Après avoir répondu à la trentaine de questions, M. Murch a reçu un résumé des résultats. Il a également demandé à recevoir le rapport complémentaire complet, qui lui a été présenté en personne par deux représentants de TELUS. « Ils m’ont non seulement montré à quel point mes réponses correspondent à l’ensemble des réponses données par les autres entreprises comparables, mais aussi quelles sont nos similitudes avec ce qu’ils appellent notre groupe de pairs. Nous avons pu voir comment notre projet évoluait par rapport à d’autres projets semblables. Il s’agit en fait de meilleures pratiques. »

Pendant la séance de compte rendu, un aspect a particulièrement intrigué M. Murch. « Lorsque nous en sommes arrivés à la question de la valeur ajoutée du projet pour les différentes partenaires, l’outil m’a suggéré de réfléchir à ces partenaires. J’ai réalisé que nous devions non seulement collaborer avec l’école de commerce, mais aussi avec le département d’informatique de l’université et les salles de recherche informatisées qui font partie de la bibliothèque de l’université pour certains aspects du projet, et avec Microsoft pour certains logiciels et licences, ainsi que pour leurs conseils pour la mise en place de notre laboratoire. Mais surtout, nous devions collaborer avec les étudiants qui suivraient le cours. En fait, ils sont probablement les meilleurs partenaires que nous ayons. Puisque la question a été soulevée, nous devions réfléchir davantage à la valeur que les étudiants pourraient en tirer. Nous avons pu, par la suite, transformer nos statistiques en quelque chose de concret en fonction de notre université. »

M. Murch a également été surpris de voir que la question ayant obtenu le pointage le plus bas de la part du groupe de répondants concernait la fin de vie du projet. « Je lui avais moi-même donné un pointage bas, car ce n’est pas un aspect du projet auquel j’ai beaucoup réfléchi. Mais, dans le cadre des cours de MBA que je donne, l’une des choses que j’essaie de faire est d’encourager les étudiants à penser au-delà de la fin d’un projet en cours. Lorsqu’un projet est terminé, il ne s’arrête pas là. C’est le début de quelque chose de nouveau, il est donc important de penser au-delà de la fin du projet. Pourtant, ni moi ni personne d’autre n’a su mettre ce principe en pratique de façon très efficace. Le fait que l’outil mette cela en évidence m’a obligé à prendre des mesures qui nous permettront, je pense, d’obtenir un projet avec davantage de valeur ajoutée à long terme. »

L’outil a été en mesure de fournir une grande quantité d’observations utiles pour une entreprise non traditionnelle comme une université, ce qui représente aussi un avantage important. « Nous obtenons une valeur ajoutée d’une façon qui diffère beaucoup de celle des entreprises commerciales. Mais, comme les questions sont posées en fonction du contexte du projet en cours, vous pouvez appliquer ce modèle à presque toutes les technologies. » Par conséquent, M. Murch recommanderait sans hésitation cet outil à d’autres organismes.

« La plupart des entreprises disposent de leurs propres outils à l’interne pour évaluer leur planification et leur progrès, ce n’est donc pas le seul outil à utiliser. Par contre, si vous y consacrez un peu de votre temps, vous saurez où vous vous situez par rapport à vos pairs et quels sont les facteurs auxquels vous n’avez pas donné un pointage très élevé, ce qui peut vous mener à reconsidérer l’importance de votre projet. L’outil fournit aussi un cadre théorique standard pour la comparaison de la valeur ajoutée de différents projets. Ainsi, si vous devez prendre des décisions prioritaires ou poser un jugement d’ordre général pour savoir quels projets concrétiser et dans quel ordre, cet outil vous sera très utile, car il tient compte d’un contexte standard. »

Le facteur le plus attrayant aux yeux de M. Murch est certainement le fait que n’importe quelle organisation peut effectuer l’autoévaluation sans aucune obligation de sa part. « Cet outil est un service offert par TELUS et non un produit qu’elle vend. TELUS offre des services généraux, sans attaches ni compensation en retour. Vous pouvez l’utiliser virtuellement en tout temps, pour n’importe quel projet. C’est très inhabituel pour une entreprise d’être aussi altruiste. Oui, TELUS obtiendra des indices, mais il ne semble pas qu’elle offre ce service en vue d’un profit immédiat. Je pense plutôt qu’elle s’efforce de mieux connaître ses clients. Elle a adopté une approche différente et établit un dialogue afin de mieux les comprendre. »