Situation

• Seuls 500 des 5 000 employés de l’Agence Parcs Canada travaillent dans la région de la capitale nationale.
• Une étude a démontré que bon nombre de cadres perdaient un temps considérable et dépensaient des sommes importantes en déplacement pour assister à des réunions.
• Les conflits d’horaires rendaient les présences aux réunions difficiles, surtout lorsqu’elles nécessitaient des déplacements.
• L’agence avait déjà déployé un réseau IP géré avec une infrastructure dont la qualité du service permettait la vidéoconférence.

Approche

• L’équipe des RH de l’agence a demandé à son chef du service de l’information d’évaluer les avantages de la vidéoconférence.
• TELUS a collaboré avec le personnel de Parcs Canada pour élaborer l’essai et évaluer les avantages potentiels pour l’organisation.
• L’essai a prouvé que les réunions pouvaient être tenues à une fraction du coût, de la complexité et des tensions.

Avantages pour l’entreprise

• Les frais de déplacement ont baissé considérablement.
• Les employés ont une meilleure qualité de vie et passent moins de temps loin de chez eux.
• L’agence réagit plus rapidement aux urgences et aux problèmes.
• Les membres de la haute direction peuvent réagir rapidement et efficacement aux modifications de politiques et organisationnelles.
• Des études sont actuellement menées pour déterminer si les technologies vidéo pourraient être utilisées pour joindre l’ensemble des Canadiens hors de l’agence.

Solution

En 2004, le bureau des ressources humaines de Parcs Canada a décidé d’examiner la façon dont procédait l’agence pour rassembler ses cadres dans des réunions d’affaires. L’étude a démontré que bon nombre de cadres, à l’échelle du pays, perdaient un temps considérable et dépensaient des sommes importantes pour se déplacer et assister aux réunions.

Bien que les réunions soient essentielles à la bonne gestion des programmes et que les déplacements pour y assister soient chose courante, les conflits d’horaires peuvent rendre la présence aux réunions difficile et stressante. Les employés devaient parfois décider à quelle réunion assister et combien de temps ils allaient s’éloigner de chez eux et de leur famille.

L’équipe des ressources humaines de Parcs Canada a demandé au chef du service de l’information de l’agence d’évaluer la vidéoconférence comme solution de rechange. L’agence voulait savoir si la technologie pouvait être utilisée pour réduire les coûts et le temps consacrés aux déplacements, tout en offrant un environnement permettant l’échange de renseignements et la prise de décisions. Parcs Canada a organisé une série de réunions de cadres en se servant des installations de vidéoconférence publiques et privées pour que les utilisateurs potentiels puissent en évaluer les avantages.

TELUS a collaboré avec le personnel de Parcs Canada pour élaborer l’essai et définir les exigences en matière de résultats qui permettraient de déterminer l’efficacité et les avantages pour l’organisation.

L’agence avait déjà déployé un réseau IP géré lors d’un contrat de service de réseau géré des Travaux publics et des Services gouvernementaux (TPSGC) avec TELUS. Ce réseau national offrait une infrastructure de réseau hautement fiable orientée vers la qualité de service qui permettait à l’application de vidéoconférence de fonctionner à la grandeur de l’entreprise. Cela éliminait la nécessité d’installer en double un réseau RNIS monofonctionnel coûteux et offrait un rendement supplémentaire plus important du capital investi sur le réseau IP.

L’essai de vidéoconférence a prouvé que les objectifs opérationnels des réunions pouvaient parfaitement être atteints à une fraction du coût, de la complexité et des tensions. La capacité de partager facilement des fichiers et des présentations, tout en ayant connaissance des indices importants donnés par le langage corporel des interlocuteurs, a contribué à la décision de Parcs Canada d’aller de l’avant en lançant la phase 1 d’un projet liant dix bureaux régionaux, grâce à une solution gérée de vidéoconférence IP qui permettait :

• de réduire les coûts de déplacement et le temps passé à l’extérieur du bureau;
• d’améliorer la qualité de vie et de réduire le stress des employés en diminuant le temps qu’ils passaient loin de leurs proches;
• d’accroître la réactivité en cas d’urgence et de problèmes;
• d’améliorer la capacité de la haute direction à réagir de façon rapide et efficace aux modifications de politiques et organisationnelles.

En passant par le programme OCPN de vidéoconférence TPSGC de TELUS, Parcs Canada a acheté un système de vidéoconférence complet comprenant :

pont audio et vidéo, codecs vidéo double écran dans des chariots mobiles et gamme de services de planification et de soutien. Les éléments principaux du service comprennent la planification Web, le lancement automatique de conférences et les capacités d’hébergement d’accueil qui ont contribué à faciliter, pour les utilisateurs, la planification et la tenue de conférences. Ce niveau de gestion de système a rendu possible l’implantation de la vidéoconférence avec une réaffectation minime du temps du personnel du service de l’information.

Une équipe de projet composée d’employés de Parcs Canada et de techniciens de TELUS a collaboré pour concevoir, bâtir, mettre en œuvre, tester et lancer le nouveau service.

Au cours des premiers mois, et avec un déploiement et une formation limités, Parcs Canada tenait en moyenne quatre conférences de deux heures par semaine. Ce nombre devrait augmenter de façon importante à mesure que le service sera mieux connu au sein de l’agence, que les utilisateurs seront formés et que de nouvelles installations seront ajoutées.

«  Étant donné que les employés et les cadres de Parcs Canada travaillent à la grandeur du pays – seuls 500 de nos 5 000 employés se trouvent dans la région de la capitale nationale – la vidéoconférence nous aide vraiment à réduire les coûts et à améliorer la conciliation travail-famille de nos cadres  », confie Andrew Campbell, chef du service de l’information. «  Nous organisons encore des réunions en personne, au cours desquelles nos cadres ont l’occasion de parler des problèmes et d’émettre des idées de façon informelle durant les repas et les pauses-café, ainsi que de développer davantage leurs relations d’affaires, mais il est important pour nous de trouver un juste équilibre entre les réunions sur place et par vidéoconférence  ».

Parcs Canada offrira ce service à d’autres utilisateurs et applications pour augmenter les capacités dans les domaines de la formation, des communications entre cadres, de la lecture vidéo en transit et de l’intégration des conférences Web. Un projet passionnant a également vu le jour. Des études de faisabilité sont actuellement menées afin de déterminer si les technologies vidéo pourraient être utilisées de façon rentable pour appuyer l’effort de Parcs Canada d’aller au-delà des frontières de ses parcs, de ses lieux historiques nationaux et de ses aires marines nationales de conservation pour rejoindre le nombre croissant de Canadiens qui habitent en ville.