Situation

• Timberlands Investment Management Organization (TIMO) a acheté une partie de l’actif d’une société forestière lors d’enchères publiques.
• Auparavant, cette société impartissait son infrastructure et ses technologies de transmission de la voix et des données à une autre entreprise.
• Un contrat de service qui était encore en vigueur pour une période de 18 mois a permis à TIMO d’accéder aux applications imparties qu’utilisait la société forestière.
• TIMO a décidé de former deux entreprises distinctes.
• Pour faire fonctionner les deux nouvelles entreprises, TIMO avait besoin de mettre sur pied un service de TI complet avec des employés, des serveurs de fichiers, des ordinateurs de bureau, une connectivité réseau, un autocommutateur privé (PBX), un système de messagerie vocale et plus encore.

Approche

• TIMO a décidé de continuer à impartir non seulement l’infrastructure, mais aussi sa gestion.
• TIMO a demandé une soumission à l’impartiteur existant et à TELUS.
• La soumission de TELUS offrait un avantage indéniable et était beaucoup plus concurrentielle.
• La transition du propriétaire précédent et de son impartiteur a été effectuée à temps.
• En très peu de temps, les deux nouvelles entreprises de TIMO étaient entièrement opérationnelles.

Avantages pour l’entreprise

• La soumission de TELUS a permis à TIMO de réduire les coûts de son infrastructure de 60 %.
• Les deux entreprises de TIMO ont accès à un service de TI complet, mais n’emploient que deux spécialistes des TI.
• TIMO n’a pas à embaucher, à gérer ou à retenir d’autres ressources de TI.
• La disponibilité de l’infrastructure et la connectivité sont garanties car TELUS en effectue le suivi et la gestion 24 heures sur 24, 7 jours sur 7.
• Les deux nouvelles entreprises peuvent évoluer au rythme qui leur convient, sachant fort bien que leur infrastructure technologique évoluera avec elles.

Solution

«  Dès nos premières rencontres, un des cadres de TELUS m’a demandé si TELUS allait devenir le service des TI de l’entreprise  », explique Brian Banfill, vice-président, Timberlands Investment Management Organization (TIMO). «  J’ai réfléchi un bon moment avant de lui répondre que oui. À ce titre, TELUS s’est acquittée de ses fonctions à tous les niveaux.  »

Tout a commencé en février 2005, lorsque TIMO a acheté l’actif d’une société forestière lors d’enchères publiques. À ce moment, la société mère faisait affaire avec un impartiteur pour ses besoins technologiques, ce qui signifiait que TIMO allait devoir acheter des serveurs de fichiers pour poursuivre les opérations. TIMO avait cependant négocié un contrat de service de 18 mois pour la transition, lequel lui donnait un accès continu aux applications d’affaires qu’utilisait quotidiennement la société forestière.

TIMO a divisé les actifs pour mettre sur pied deux entreprises distinctes. «  Nous savions dès le départ que nous ne voulions pas embaucher des ressources de TI  », déclare M. Banfill. «  Je ne voulais pas être en charge d’embaucher ou de renvoyer des candidats. J’aime l’idée d’avoir des gens qui travaillent pour moi lorsque j’ai besoin de leurs services et pour d’autres lorsque je n’en ai pas besoin. Nous ne voulons pas avoir à vérifier qui se trouve dans le service des TI et qui est disponible pour réparer un ordinateur en panne.  »

M. Banfill a demandé une soumission à l’impartiteur existant et à TELUS. «  La différence de prix était tellement évidente que nous ne pouvions refuser cette offre  », explique M. Banfill au sujet de la soumission de TELUS. «  Cela nous a montré que nous pouvions avoir des coûts d’exploitation beaucoup plus bas que les anciennes entités. D’ailleurs, le transfert a permis de réduire les coûts d’infrastructure annuels de 60 %.  »

Malgré des obstacles considérables, les deux entreprises de TIMO ont été transférées à TELUS à la date convenue. Deux grappes de serveurs au Centre de données Internet de TELUS à Burnaby, en Colombie-Britannique, hébergent leurs serveurs et leurs réseaux. TELUS fournit une connectivité Internet et gère entièrement les 700 ordinateurs de bureau et portables. Un centre d’assistance situé à Victoria est disponible pour les utilisateurs finaux 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. Ces derniers peuvent ainsi avoir accès au soutien d’experts par courriel ou en composant un numéro sans frais. TELUS gère également tous les services vocaux des deux entreprises. Ce qui signifie que les deux entreprises n’ont besoin que d’un seul employé de TI chacune. TELUS s’occupe de tout le reste.

TELUS a été en mesure de leur procurer ce que M. Banfill appelle « des mains et des pieds » à l’étranger. Une des nouvelles entreprises possède des bureaux de vente au Japon qui ont dû être établis séparément de l’ancienne société mère. «  TELUS s’est tout de suite chargée d’envoyer trois personnes au Japon. D’ailleurs, une des personnes qui travaille pour TELUS a un frère au Japon. Ainsi, lorsqu’il est là, il passe au bureau juste pour voir comment vont les choses. Il serait tout simplement impossible d’obtenir ce niveau de soutien à l’interne.  »

M. Banfill et son directeur des TI croient fermement aux avantages de ce modèle d’impartition. «  Certaines personnes diront qu’on peut baisser les coûts en faisant tout à l’interne, dit-il. Mais je ne crois pas qu’on serait en mesure de fournir le même niveau de service. Nous n’aurions pas accès à des compétences aussi étendues que celles de TELUS. Et que dire du service de soutien qui nous est offert 24 heures sur 24, 7 jours sur 7. TELUS peut effectuer des ajustements lorsque nous en avons besoin. C’est simple, nous n’avons plus à nous inquiéter.  »