Situation

• Tucker Wireline Services offre une vaste gamme de services aux entreprises de l’industrie pétrolière et gazière. 
• Auparavant, les membres des équipes de travail devaient inscrire le délai d’exécution et le matériel utilisé pour un projet sur un bon de travail papier. 
• Pour remplir ce bon de travail, ils devaient consulter un barème de prix, lui aussi en format papier, qui devait être mis à jour régulièrement afin de refléter les changements de prix. 
• Une fois signé par le client, le bon rempli était envoyé par télécopieur ou par la poste au service de la comptabilité de l’entreprise. 
• Les renseignements figurant sur chaque bon de travail devaient ensuite être saisis dans la base de données de l’entreprise, un processus inutilement long et sujet à l’erreur. 
• Avant d’être postée aux clients, la facture devait être comparée au bon de travail papier et tout rabais requis était appliqué. 
• Le cycle de paiement pouvait durer jusqu’à 105 jours.

Approche

• Au milieu de l’année 2004, TELUS, Spira Data Corporation et Tucker Wireline ont commencé à travailler ensemble afin de concevoir une solution sans fil de saisie de données sur le terrain. 
• En 2005, Tucker Wireline est devenue la première entreprise à mettre en œuvre cette solution. 
• Les équipes sur le terrain disposent maintenant d’ordinateurs portatifs connectés au réseau sans fil 1X et ayant accès à un ensemble de bons électroniques personnalisés ainsi qu’aux données de l’entreprise, y compris au barème de prix des divers aspects d’un projet. 
• Une fois remplis, les bons sont signés de manière électronique par le client puis transmis immédiatement au siège social. 
• TELUS fournit une connexion sans fil sécurisée entre les équipes sur le terrain et le siège social. 
• L’application novatrice Spira 4 permettant de produire des bons électroniques est entièrement intégrée avec les solutions d’arrière-guichet de l’entreprise. 
• TELUS héberge la solution complète, ce qui permet à Tucker Wireline de se concentrer sur ses activités principales.

Avantages pour l'entreprise

• Grâce aux menus déroulants, les bons électroniques sont plus faciles à remplir sur le terrain et il y a moins de risques d’erreurs lors de la saisie des prix et des données. 
• Les données n’ont pas besoin d’être saisies de nouveau à la succursale, ce qui réduit encore davantage les risques d’erreurs. 
• Il n’est plus nécessaire non plus de comparer les données des factures avec celles de bons de travail papier. 
• Les bons remplis sont transmis au siège social au moyen d’une connexion sans fil sécurisée sur le réseau 1X de TELUS, ce qui élimine les délais. 
• Les factures électroniques peuvent être envoyées aux clients dans les heures qui suivent la fin des travaux. 
• La réception du paiement est beaucoup plus rapide. 
• Grâce à la vaste gamme de rapports personnalisés incluses dans la solution, Tucker Wireline peut obtenir beaucoup plus d’information qu’auparavant sur ses activités sur le terrain.

Solution

Tucker Wireline Services est une entreprise de services pétroliers et gaziers offrant un large éventail de services de complétion en découvert et tubée et de services spécialisés aux sociétés pétrolières et gazières du Canada, des É.-U. et d’Amérique du Sud. Comme plusieurs autres entreprises de services dans cette industrie, Tucker Wireline utilisait un système de bons papier pour faire le suivi et la facturation des travaux effectués. Pour remplir le bon, les membres des équipes de travail devaient consulter un barème de prix, calculer le prix total des travaux et faire signer le client. Le bon était ensuite envoyé par télécopieur ou par la poste au siège social, ou encore conservé dans le véhicule de service jusqu’à la prochaine visite de l’équipe de travail chez le client, ce qui pouvait entraîner un délai de 15 jours. Les possibilités de compilation de rapports étaient aussi extrêmement limitées. Comme seulement 20 % de toutes les données étaient saisies, Tucker Wireline ne pouvait compter sur son système pour obtenir des renseignements exacts sur ses équipes sur le terrain et les travaux qu’elles effectuaient.

Au siège social, les données de chaque bon devaient être saisies dans la base de données de l’entreprise pour que les factures puissent être générées, ce qui entraînait d’autres délais et d’autres risques d’erreurs. Avant d’être postée au client, la facture était comparée au bon papier correspondant et tout rabais requis était appliqué. Le délai entre l’exécution des travaux et le paiement pouvait aller jusqu’à 105 jours.

Au milieu de l’année 2004, Tucker Wireline a décidé de travailler en étroite collaboration avec TELUS et Spira Data Corp. afin de concevoir une nouvelle solution sans fil de saisie de données sur le terrain. Aujourd’hui, les équipes de travail sur le terrain peuvent remplir leurs bons à partir de leur ordinateur portatif muni d’une connexion sans fil 1X. Cette tâche est facilitée par une série de menus déroulants intuitifs qui éliminent la nécessité de consulter un barème de prix. De plus, le système peut être mis à jour facilement et tous les rabais requis sont appliqués instantanément et avec précision. Le bon rempli est signé de manière électronique par le client puis transmis en toute sécurité au siège social au moyen d’une connexion sécurisée sur le réseau 1X de TELUS. Lorsqu’un véhicule de service se trouve à l’extérieur d’une zone de couverture, le système garde le bon en mémoire jusqu’à ce que la connexion puisse être établie et qu’il puisse en assurer la transmission.

Il s’agit d’une solution complète de bout en bout. L’application novatrice Spira 4 permettant de produire des bons électroniques est entièrement intégrée avec les solutions d’arrière-guichet existantes de Tucker Wireline. Quant à TELUS, elle fournit la connexion sans fil et assure l’hébergement de la solution complète dans un centre de données Internet sécurisé. Ainsi, Tucker Wireline peut se concentrer sur le soutien à la clientèle pendant que TELUS assure le fonctionnement du système en tout temps.

La solution présente un autre avantage important pour Tucker Wireline, soit l’accès en temps réel à des rapports exacts et entièrement personnalisables. Comme les données saisies sont beaucoup plus importantes et précises, l’entreprise peut connaître avec exactitude les besoins de ses clients et la façon dont ses équipes sur le terrain travaillent.

« L’élaboration d’une facture électronique nous a permis d’accroître l’efficacité de notre travail quant aux dates de paiement, de réduire les erreurs de saisie, de faciliter l’intégration avec les systèmes des clients et d’alléger la tâche de nos superviseurs sur le terrain, souligne Dave Jellett, vice-président, Services techniques, de Tucker Wireline Services. Cette solution convient vraiment à nos besoins, et nous croyons qu’il en sera de même pour d’autres entreprises. »