Guides et manuels
Guide de l’utilisateur pour les réunions Connexion Affaires de TELUS
Vidéoconférence. Web Share.
Installation
Table des matières
Téléchargement et installation
Réunion : Organiser une réunion
Se joindre à une réunion à titre de participant
Inviter des participants à sa réunion
Terminer ou quitter une réunion
Réunions Connexion Affaires de TELUS vous donne accès à la puissance de la vidéoconférence et du partage web, dans le cadre de votre solution de communication d’affaires complète.
Organisez des réunions en haute définition et partagez l’écran de votre bureau ou des documents avec n’importe qui, n’importe quand et n’importe où.
Vous pouvez inviter les participants par courriel. Il n’est pas nécessaire qu’ils soient clients de Connexion Affaires. Ils peuvent télécharger et utiliser l’application Réunions Connexion Affaires gratuitement et participer à vos réunions sans devoir créer de compte ou ouvrir de session.
Réunions Connexion Affaires de TELUS a été conçu pour favoriser des échanges ouverts et des communications interactives : Les participants déterminent leurs propres paramètres audio et vidéo et ont tous accès aux commandes de partage web de l’écran du bureau.
Vous pouvez installer l’application Réunions Connexion Affaires de TELUS sur Mac OS, Windows XP, Windows Vista, Windows 7 et Windows 8, ainsi que sur les appareils iPhone et iPad et sur les téléphones intelligents et tablettes Android.
Exigences du système
- Connexion Internet à large bande filaire ou mobile (3G/4G/LTE)
- Réunions Connexion Affaires de TELUS s’ajuste automatiquement aux environnements 3G, Wi-Fi ou filaire.
- Recommandé pour les vidéoconférences individuelles : 600 kbit/s (amont/aval) pour une vidéo de qualité élevée, 1,2 Mbit/s (amont/aval) pour une vidéo HD
- Recommandé pour les vidéoconférences de groupe, 600 kbit/s (amont), 1,2 Mbit/s (aval) pour une vidéo de qualité élevée
- Webcaméra (pour la vidéo), haut-parleurs et microphone
- iOS version 5.0 ou ultérieure pour les iPad, iPhone 4, 4S, iPod Touch de 4e génération, iPhone 3
- Mac OS X avec Mac OS 10.6 (Snow Leopard) ou version ultérieure
- Windows Vista/SP1 ou version ultérieure, Windows XP/SP3 ou version ultérieure, Windows 7/8
- Android 2.3.x Gingerbread; 3.x Honeycomb; 4.0.x Ice Cream Sandwich; 4.1/4.2 Jelly Bean
- Processeur d’au moins 1 GHz
Téléchargement et installation
Ordinateur : Ouvrez une session dans votre compte en ligne Connexion Affaires, téléchargez l’application Réunions Connexion Affaires de TELUS à partir du menu Outils et installez-la sur votre ordinateur.
Sélectionnez l’application Réunions dans le menu Outils.
Appareil mobile : Téléchargez l’application Réunions Connexion Affaires de TELUS à partir de l’iTunes App Store ou de Google Play.
Télécharger pour Windows
Télécharger pour appareil mobile Mac :
Double-cliquez ou appuyez sur l’icône de l’application et ouvrez une session à l’aide de votre numéro de téléphone et de poste Connexion Affaires de TELUS et de votre mot de passe. (Conseil : Chiffres seulement, aucun tiret ou parenthèses, voir l’exemple d’écran.)
Toute personne que vous invitez peut assister à votre réunion. Les invités recevront un message les invitant à télécharger l’application s’ils ne l’ont pas déjà installée.
Réunion : Organiser une réunion
Sur un ordinateur de bureau, sélectionnez Vidéoconférence ou Réunion avec partage d’écran et, à l’écran suivant, sélectionnez Audioconférence ou Partage d’écran.
Sur un iPhone, appuyez sur Démarrer la réunion maintenant, puis choisissez Réunion avec partage d’écran ou Vidéoconférence. Sur Android, appuyez sur Démarrer la réunion maintenant pour démarrer la vidéoconférence.
Selon vos paramètres, il se peut que vous puissiez choisir entre les options suivantes pour l’audio : Internet (au moyen du micro et des haut-parleurs de votre ordinateur ou de votre téléphone intelligent) ou Composition/Utilisation du téléphone.
Écran de démarrage – Ordinateur
Audioconférence ou Partage d’écran
Écran de démarrage – Appli mobile (Android)
Fenêtre Réunions sur un ordinateur
Fenêtre Réunions dans l’appli mobile
Prévoir une réunion
Ordinateur : Cliquez ou appuyez sur Horaire. Sélectionnez une date et une heure. Permettez aux participants de se joindre à la réunion avant que l’organisateur arrive. Choisissez de démarrer la réunion avec la vidéo (au moyen de votre webcaméra) ou avec le partage d’écran. Protégez votre réunion par un mot de passe si vous le désirez.
Sur la version pour ordinateur, sélectionnez votre calendrier : Microsoft Outlook (PC), iCal (Mac), Google Calendar, ou Autre calendrier afin de copier la réunion dans le presse-papiers pour pouvoir la coller dans un autre programme de calendrier. Pour les téléphones intelligents, la réunion peut être ajoutée au calendrier de votre appareil.
Cliquez ou appuyez sur Horaire. Une réunion est créée dans le programme de calendrier que vous avez sélectionné. Modifiez les détails de la réunion et utilisez le programme de calendrier pour inviter des participants. Si vous utilisez l’option Autre calendrier, copiez les détails de la réunion dans le presse-papiers, puis collez-les dans votre autre programme de calendrier et invitez les participants.
Réunions à venir
Obtenez des détails sur les réunions à venir ou modifiez-les. Dans l’application pour téléphone intelligent, appuyez sur Réunions à venir pour consulter les détails, ajouter des invités et commencer ou supprimer une réunion. Dans l’application pour ordinateur, cliquez sur Réunions dans le menu inférieur pour consulter les détails et commencer, modifier, supprimer ou copier la réunion.
Dans la version pour ordinateur, vous trouverez aussi un onglet qui permet d’accéder aux réunions enregistrées pour les faire jouer ou les gérer.
Organiser une réunion – Ordinateur PC
Organiser une réunion – Téléphone intelligent Android
MD
Organiser une réunion – iPhone
Se joindre à une réunion à titre de participant
Cliquez sur le lien dans le courriel d’invitation, le message instantané ou autre. Sinon, vous pouvez aussi cliquer ou appuyer sur Joindre dans l’application Réunions, puis collez ou entrez le numéro de la réunion et votre nom.
Il n’est pas nécessaire que les participants soient des clients de Connexion Affaires de TELUS. S’ils n’ont pas un compte Connexion Affaires, ils n’ont qu’à cliquer sur le lien dans le courriel d’invitation (à partir d’un ordinateur, d’un téléphone intelligent ou d’une tablette) pour télécharger et installer Réunions Connexion Affaires, puis se rendre à l’écran Joindre une réunion.
Écran de connexion Joindre une réunion – PC
Écran de connexion Joindre une réunion – Téléphone intelligent Android
MD
Inviter des participants à sa réunion
Cliquez sur Inviter sur la barre inférieure de votre appareil pour inviter des participants par courriel.
Dans l’application Réunions pour ordinateur, cliquez sur l’onglet Email Contacts (envoyer un courriel aux contacts) et choisissez Defaut Email (courriel par défaut) sur votre appareil, ou Gmail ou Yahoo Mail si vous utilisez ces applications.
Sur les appareils iOS comme le iPhone, appuyez sur le bouton Send Email (envoyer un courriel) pour envoyer l’invitation au moyen du système de courriels de votre téléphone. Sur les appareils Android, appuyez sur Email pour envoyer l’invitation au moyen du système de courriels de votre téléphone, ou sur Gmail pour envoyer l’invitation par Gmail.
Pour envoyer l’invitation par texto : Sur l’ordinateur, sélectionnez l’onglet IM Contacts (contacts MI), copiez l’URL de la réunion, puis envoyez-le aux invités au moyen du logiciel d’envoi de textos de votre ordinateur (ou par un autre moyen).
Vous pouvez inviter 4 participants par réunion.
Sur le iPhone, appuyez sur Send Message (envoyer un message). Sur un appareil Android, appuyez sur Messaging (messagerie). Ceci créera un message contenant l’invitation. Vous pouvez modifier le message, puis l’envoyer aux participants sélectionnés.
Vos invités recevront un message (par le moyen que vous avez choisi) contenant le numéro à appeler et le code de réunion. Ils peuvent cliquer ou appuyer sur l’URL, s’il y a lieu, pour se connecter automatiquement, ou accéder à l’URL et entrer le code de réunion fourni dans le message, selon ce qui est le plus simple pour eux.
Créer une invitation et l’envoyer par courriel
Invitation reçue par courriel
Si l’application Réunions de Connexion Affaires de TELUS n’est pas installée sur l’ordinateur ou le téléphone intelligent de l’invité, il est invité à la télécharger et à l’installer pour pouvoir participer au moment où il tente de se joindre à la réunion. Il n’a pas à créer un compte.
Vous pouvez lancer la vidéoconférence dès que les participants commencent à arriver. Vous verrez et entendrez les participants à mesure qu’ils se joindront à la réunion.
Remarque : Vous pouvez inviter tout participant à une réunion Connexion Affaires de TELUS, même s’il n’a pas encore téléchargé l’application Réunions de Connexion Affaires et même s’il n’est pas un client de Connexion Affaires de TELUS. Lorsqu’ils cliqueront sur le lien de la réunion dans le message, ces participants seront invités à télécharger l’application Réunions Connexion Affaires de TELUS qui correspond à leur plateforme (ordinateur Windows ou Mac iOS ou appareil iPhone, iPad ou Android). Une fois installée, l’application les dirigera directement à la page de connexion de Réunions.
Remarque : Tous les participants doivent savoir que dès qu’ils organisent une réunion ou qu’ils s’y joignent, leur appareil diffuse immédiatement l’image et le son de la caméra aux autres participants. Une fois qu’ils se sont joints à la réunion, les participants peuvent désactiver la vidéo ou le son de leur appareil.
Partage d’écran
Pendant une réunion, les participants peuvent cliquer ou appuyer sur Share Screen (partager l’écran) dans l’application pour ordinateur ou mobile pour partager des fichiers, des fenêtres, des applications ou le bureau entier de leur ordinateur.
Ordinateur : Cliquez sur Share Screen (partager l’écran) et choisissez une fenêtre ou une application dans la liste des éléments en cours d’exécution. Un encadré vert identifie la fenêtre partagée ou l’écran entier est surligné si vous partagez le bureau de l’ordinateur. Si vous utilisez deux écrans, vous pouvez choisir celui que vous voulez partager. Cliquez sur Show All Windows (afficher toutes les fenêtres) pour choisir l’une des fenêtres supplémentaires dans votre barre des tâches.
Cochez Share computer audio (partager le son de l’ordinateur) pendant le partage de l’écran pour permettre aux participants d’entendre le son des applications, comme dans une vidéo ou un diaporama. (Ce paramètre n’a aucune incidence sur le microphone de votre appareil. Les participants sont audibles même si cette case n’est pas cochée.)
Cliquez pour choisir une fenêtre ou une application (et le son correspondant) à partager dans l’application pour ordinateur.
Sur un ordinateur, cliquez sur Stop Share screen (arrêter le partage) pour mettre fin au partage de l’écran.
Partage d’un diaporama, clavardage dans le coin inférieur gauche et liste des participants. À droite, l’hôte et trois autres participants sont visibles dans la galerie vidéo.
Mobile : La fonction de partage d’écran sur les appareils iOS (iPhone et iPad) vous permet de partager des documents de sources diverses : vos photos, vos documents de Dropbox ou Box ou, en appuyant sur Share from Bookmarks (partager à partir des signets), les documents de vos comptes Google Drive, Microsoft Skydrive ou Amazon Cloud Drive.
Vous pouvez aussi appuyer sur Share Web (partager le web) et entrer une URL pour partager une page web. (Appuyez sur le bouton d’arrêt rouge pour mettre fin au partage d’écran sur l’appareil iOS.) (Le partage d’écran n’est pas pris en charge par les appareils Android.)
Options de partage d’écran sur iPhone
iPhone : Entrez l’URL web pour partager un écran sur le web
iPhone : Partager des photos
iPhone : Partager une vidéo sur un site web.
Enregistrement des réunions
L’hôte peut enregistrer la réunion à partir de l’application pour ordinateur en cliquant sur l’icône d’enregistrement rouge dans la barre de menu inférieure pendant qu’une réunion est en cours. Il peut enregistrer des réunions audio, vidéo et de partage d’écran. Cliquez de nouveau pour arrêter l’enregistrement. Les réunions sont enregistrées sur l’ordinateur, dans le dossier Documents, une fois la réunion terminée. Vous pouvez les partager avec d’autres personnes en transférant ou en téléversant le fichier multimédia.
Pendant une réunion, si un participant clique sur le bouton d’enregistrement, il obtient le message « Veuillez demander la permission d’enregistrer à l’hôte de la réunion ». L’hôte peut permettre à d’autres participants d’enregistrer la réunion. Pour ce faire, cliquez sur Participants, puis choisissez Allow Record (permettre l’enregistrement). L’enregistrement est possible sur les ordinateurs de bureau seulement. Cette fonction n’est pas offerte sur les appareils mobiles. L’hôte peut aussi interdire l’enregistrement après avoir accordé la permission.
L’hôte peut aussi transférer son rôle d’hôte à un autre participant à partir de ce menu. La fonction Spotlight Video (mise en évidence) permet à l’hôte de diffuser la vidéo d’un des participants sur l’écran de tous les participants. L’hôte peut aussi expulser un participant d’une réunion.
Les réunions enregistrées peuvent être écoutées dans l’application pour ordinateur, dans l’onglet Réunions.
Icône d’enregistrement de réunion
Onglet Réunions
Commandes des réunions
Sur un ordinateur PC ou Mac, la liste déroulante Plus permet à l’organisateur de la réunion de gérer des fonctions de la réunion : ajout et retrait de participants, commandes audio, partage d’écran et enregistrement de la réunion.Sur un ordinateur PC ou Mac, la liste déroulante Plus permet à l’organisateur de la réunion de gérer des fonctions de la réunion : ajout et retrait de participants, commandes audio, partage d’écran et enregistrement de la réunion.
Réunions Connexion Affaires de TELUS offre aussi des fonctions de marquage permettant de mettre en évidence des portions de la fenêtre ou de l’application partagée. Le marquage comprend un surligneur (vous pouvez en choisir la couleur, ce qui est pratique si plusieurs personnes apposent des marques sur un bureau partagé en même temps), un stylo pour tracer, une flèche (avec le nom du participant) et un pointeur.
Toute personne qui effectue un partage dans Réunions peut accorder le contrôle de son ordinateur à un autre participant à l’aide de la fonction de contrôle à distance.
Surlignage
Des marques à l’aide d’une flèche et du stylo indiquent des dates précises dans une présentation.
Pointeur (le point rouge) et surlignage.
Terminer ou quitter une réunion
Mettez fin à la réunion ou quittez la réunion après avoir désigné un autre hôte.
Terminer une réunion sur PC
Terminer une réunion sur iPhone
Paramètres de l’appli mobile
Pendant une réunion, appuyez sur l’icône de vidéo au bas de l’écran pour basculer entre les caméras avant et arrière (s’il y en a sur votre appareil).
Appuyez sur l’icône d’audio pour activer ou désactiver le mode discrétion ou pour débrancher l’audio. Si vous débranchez l’audio, lorsque vous appuyez sur l’icône d’audio, vous pouvez choisir de vous reconnecter à l’audio Internet ou en composant le numéro de la réunion.
À partir de l’écran d’accueil, appuyez sur l’icône des paramètres dans la barre de menu inférieure. Vous pouvez choisir de connecter automatiquement l’audio lorsque vous vous joignez à une réunion, d’activer ou de désactiver AirPlay pour afficher la réunion sur Apple TV et d’activer par défaut le mode de conduite sécuritaire.
Faites simplement glisser l’écran de gauche à droite durant une réunion pour activer le mode de conduite sécuritaire. Votre microphone se met en mode discrétion et la vidéo s’arrête. Vous pouvez appuyer sur le bouton central pour parler.